Что нужно для перехода на электронный документооборот. Как перейти на ЭДО: пошаговая инструкция

Что нужно сделать компании, которая решила перейти на электронный документооборот. Каков алгоритм действий, с чего начать?

Первое, что нужно сделать - подумать, какие результаты компания хочет получить от . Сейчас существуют два направления работы. Это документооборот B2G, то есть между предприятиями и госорганами. И B2B, то есть обмен бумагами между предприятиями. Что касается B2G - тут речь идет о подключении к к необходимым госорганам для данного предприятия, в зависимости от специфики его деятельности. У нас все компании отчитываются перед налоговой инспекцией, .

Дальше все зависит от сферы деятельности - например, одна компания ведет торговлю алкогольной продукцией, другая, во время производства так или иначе оказывает воздействие на окружающую среду, третья фирма, занимающаяся страховыми услугами, рынком ценных бумаг и так далее. Надо смотреть, какие еще органы власти требуют отчетность. После того, как определен перечень ведомств, куда мы собираемся отчитываться, нужно смотреть на то, какие предложения может сделать оператор электронного документооборота. В зависимости от этого фирма выбирает соответствующий тарифный план. Далее заключается договор, оформляется необходимое количество электронных подписей, устанавливается необходимое программное обеспечение, проводятся семинары, обучающие работе с данным ПО. На этом собственно все - документооборот с госорганами имеет место быть.

- Расскажите подробнее про B2B?

Это, как я уже сказал, второй тип обмена цифровыми документами. Его организовывают между хозяйствующими субъектами. Здесь все зависит от конкретного предприятия. Какого-то общего рецепта начала пересылки документов тут не существует. Есть ситуации, когда предприятие банально обязано перейти на электронный документооборот со своими контрагентами просто для того, чтобы выжить.

В связи с вступлением в силу новой нормы с 1 января 2014 года всем без исключения пользователям ЭЦП необходимо будет обратиться в удостоверяющий центр для замены сертификатов ключей. Пока все виртуальные бумаги, подписанные действующим сертификатом, признаются документами, заверенными квалифицированной электронной подписью.

Например: одна из крупных торговых сетей не так давно начала работать со своими поставщиками, обмениваясь исключительно цифровыми бумагами. Таким образом, фермеру, чтобы поставить свою продукцию в эту сеть, необходимо переходить на электронный документооборот.

Преимущества ЭДО

А есть ли какая-то выгода от перехода на ЭДО для предприятий малого и среднего бизнеса? Создается впечатление, что пока реальную пользу «цифра» может принести только крупным организациям.

Для малого и среднего бизнеса переход на ЭДО сейчас сверхзадачей не является. Но присмотреться к нему, «пощупать», можно. Скорость документооборота - вот это будет преимущество. Но использование ЭДО - это не только взаимоотношения с контрагентами. Это и отношения с госорганами, и тут бизнесмены будут вынуждены переходить, вариантов нет.

Еще один очень важный момент, который должны помнить предприятия малого и среднего бизнеса - использование электронной подписи на торговых площадках, это способ для расширения бизнеса. С 2014-2015 годов 15 процентов госзаказа должно будет размещаться среди субъектов малого и среднего бизнеса. Сейчас происходит серьезная работа по привлечению этих компаний к выполнению госзаказа. И это реальный шанс расширить свое дело. Кто откажется получить контракт на 100-200 тыс. рублей с гарантированной оплатой?

Для малых компаний предусмотрены какие-то льготы при оплате услуг электронного документаоборота? Ведь многие организации не переходят на ЭДО еще из-за страха высоких тарифов.

Я сегодня на семинаре приводил пример: 995 рублей - полный комплекс услуг по документообороту с госорганами. Если посчитать стоимость проезда по Москве на общественном транспорте несколько раз в год в инстанции, куда нужно сдавать документы, да еще и в оба конца, то сумма расходов получится весьма близкая к стоимости, которую я озвучил.

Если бухгалтер не «дружит» с компьютером, возможно ли совершить ошибку? Вообще, насколько сложно работать с такими программами?

Существуют элементы форматного и логического контроля. Если нет злонамеренности при формировании документа, то промахнуться практически невозможно. Ну а если что-то делается специально или пользователь невнимателен - ни одна программа не застрахована, что человек вместо 1000 введет 1 000 000.

Цифровая подпись

Почему, по вашему мнению, переход на электронный документооборот пока не стал массовым? Что пугает компании?

А пугает ли на самом деле? Давайте посмотрим, у нас в 63-ем [Федеральный закон от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» - прим. ред.] законе сформулировано понятие о трех видах ЭЦП. Это простая, фактически это комбинация логина и пароля. Усиленная - это подпись с использованием криптозащиты. И электронная подпись квалифицированная, та, которая выдается аккредитованным удостоверяющим центром. 90 процентов людей в нашей стране пользуются логином и паролем. Либо в банкоматах, либо в соцсетях, либо в электронной почте. То есть можно сказать, что простой подписью пользуются практически все.

Такое количество ЭЦП, применяемых сегодня, неудобно ни для удостоверяющих центров, ни для информационных систем, ни для пользователей. Надеюсь, что в течение 2014-2015 годов у нас появится единообразие, и количество подписей сократится.

Что касается квалифицированной подписи, то она пока мало, где применяется. Но используется, например, на портале. И чем больше сервисов он сможет предоставлять, тем больше людей будут применять эту подпись. Ее применение ограничивает не столько боязнь людей, сколько отсутствие ресурсов, на которых ее можно использовать.

С корпоративным сектором все еще проще. Сейчас около половины предприятий пользуются системами электронной сдачи отчетности, и они все реализованы на электронной подписи. И в этих компаниях работают те же самые люди, которые вроде как боятся переходить на электронный документооборот. Так что этот страх, больше похож на миф, чем на реальность.

- Стоит ли ждать каких-то значимых изменений законодательства в области ЭДО?

Ведь многие сейчас говорят о несовершенстве правового поля в этой сфере… Я бы это не назвал несовершенством, это нормальный процесс становления законодательства. Фактически активному использованию электронной подписи у нас в России хорошо, если есть пять лет. Естественно, сформировать за такой период устоявшуюся нормативную базу с учетом развития технологий просто невозможно. Сейчас происходит планомерный процесс развития законодательства. Из того, что стоит ждать: это окончательное вступление 63-его закона об электронной подписи и отказа от 1-ого закона [Федеральный закон от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Эта норма утратила силу с 1 июля этого года - прим. ред.]. Закон, кстати, вполне адекватный, грамотный. Явных каких-то пробелов в нем не наблюдается. Он достаточно структурирован. Надеемся, что с его вводом снизится количество типов ЭЦП. Сейчас многие госорганы, информационные системы выдвигают свои требования к электронным подписям, не всегда находящиеся в русле законодательства.

Наличие такого количества ЭЦП неудобно ни для удостоверяющих центров, ни для информационных систем, ни для пользователей. Представьте, что у вас на брелке висит пять подписей, при этом надо помнить, что одна для налоговой инспекции, другая для торговой площадки, третья для Росреестра и так далее. Надеюсь, что в течение 2014-2015 годов у нас появится единообразие, и количество подписей сократится.

В конце мая 2011 года Минфином сделан еще один шаг к внедрению электронного документооборота - появился приказ, который утвердил порядок выставления и получения электронных счетов-фактур. Но для того, чтобы получить реальный экономический эффект от использования безбумажных технологий, важно перевести весь документооборот* в электронный вид. Фирма "1С" готова предоставить своим пользователям такие возможности.

НК РФ

ст. 169 НК РФ в ред. Федерального закона от 27.07.2010 № 229-ФЗ).

Федеральный закон № 63-ФЗ от 10.01.2002 № 1-ФЗ

от 25.04.2011 № 50н

Движемся к обмену электронными документами с контрагентами

Необходимость перехода на безбумажные технологии назрела в экономике уже давно. Внедрение обмена электронного документами с контрагентаминесет в себе положительный экономический эффект: снижение затрат организаций на расходные материалы, на почтовые услуги, на ведение архива документов на бумажном носителе (затраты на бумагу, персонал, аренду площадей для архива и т. д.), сокращение времени на обработку и обмен данными, сокращение количества ошибок, возможность оперативного поиска нужного документа в электронном архиве.

Теперь и государство многое делает в этом направлении. В 2002 году был принят закон «Об электронной цифровой подписи», которым установлена юридическая значимость электронных документов, подписанных ЭЦП. К сожалению, нормы этого закона не действовали на счета-фактуры, о чем была специальная норма в НК РФ . Теперь это ограничение снято.

Летом прошлого года в НК РФ были внесены изменения, предусматривающие возможность составления и выставления счетов-фактур в электронном виде при взаимном согласии сторон сделки и наличии технических средств и возможностей для приема и обработки таких счетов-фактур (ст. 169 НК РФ в ред. Федерального закона от 27.07.2010 № 229-ФЗ).

6 апреля 2011 года Президент РФ подписал Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Новый закон направлен на устранение недостатков действующего Федерального закона от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», а также на расширение сферы использования электронных подписей.

И, наконец, 25 мая 2011 года приказ Минфина России от 25.04.2011 № 50н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи» прошел регистрацию в Минюсте России (регистрационный номер 20860).

Минюст России зарегистрировал порядок выставления и получения электронных счетов-фактур

Порядок устанавливает, что выставление и получение счетов-фактур в электронном виде осуществляется через одного или нескольких, имеющих совместимые технические средства, операторов электронного документооборота. Обратите внимание на то, что применение электронных счетов-фактур допускается только по взаимному согласию сторон сделки. Таким образом, использование электронных документов является правом, а не обязанностью контрагентов. В Порядке прописано, какой день считать датой выставления и датой получения электронных счетов-фактур, регламентирована процедура внесения исправлений в них.

Порядок вступает в силу с момента его официального опубликования (п. 2 приказа Минфина России от 25.04.2011 № 50н). Фактически его можно применять после появления аккредитованных операторов электронного документооборота* и утверждения ФНС России форматов счетов-фактур, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж в электронном виде (абз. 2 п. 9 ст. 169 НК РФ).

Примечание:
* Порядок аккредитации фирм в качестве операторов электронного документооборота должна утвердить ФНС России. После аккредитации операторов с ними будет согласован, а затем поддержан в экономических программах фирмы "1С" соответствующий механизм обмена.

В экономических программах фирмы «1С» возможность составления и выставления счетов-фактур в электронном виде будет реализована после утверждения указанных выше документов, форматов.

Внедрение электронных счетов-фактур послужило стимулом к максимально широкому использованию в электронном виде других документов бухгалтерского, налогового и финансового учета.

Обмен электронными документами с контрагентами в "1С:Предприятии 8"

Уже сейчас в программе "1С:Управление торговлей 8" реализована возможность обмениваться документами, порядок обмена которыми законодательством не регулируется (например, счета, накладные, каталоги товаров, прайс-листы, заказы, в том числе документы в произвольной форме). Из программы возможен прямой обмен "Продавец - Покупатель" (по e-mail или общий файловый каталог на сервере).

При разработки механизма обмена электронными документами в "1С:Предприятии 8" стояла задача реализовать простой механизм настройки и обмена с максимально удобным интерфейсом. Документы подписываются электронно-цифровой подписью и отправляются получателю одним нажатием кнопки. Если участники обмена договариваются между собой о том, что не все пересылаемые документы обязаны быть юридически значимыми, то для отдельных видов документов можно не использовать ЭЦП.

Для удобства использования в систему встроена система подсказок (по шагам), которая сообщает пользователю о следующем необходимом действии в работе с электронным документом.

Для удобства пользователей в программе также реализованы:

• гибкая настройка шагов в работе с электронными документами в пользовательском режиме;
• формирование электронного документа сразу в нескольких общепринятых форматах задаваемых пользователем;
• привязка сертификата подписи к определенным видам подписываемых электронных документов, а также проверка корректности сертификата подписи при отправке или получении;
• автоматическое отслеживание актуальной версии электронного документа по документу учетной системы;
• просмотр перечня всех электронных документов с их краткими характеристиками в привязке к документу учетной системы;
• ведение подробного журнала событий по действиям с электронными документами;
• просмотр содержимого электронного документа на экране в привычном для пользователя печатном виде, установка ЭЦП или отправка на доработку автору документа, а также возможность выгрузки электронного документа с установленными ЭЦП в каталог на диск;
• сравнение 2-х версий электронных документов.
• отдельная эргономичная форма для обработки подготовленных к подписи электронных документов с разбивкой по сертификатам подписей ответственных сотрудников организации;
• автоматическое формирование документа учетной системы на основе содержимого полученного электронного документа.

В дальнейшем обмен электронными документами с контрагентами будет реализован в других решениях на платформе "1С:Предприятие 8".

В заключении еще раз отметим, что с внедрением обмена электронного документами с контрагентами появляется возможность повысить уровень качества обработки и обмена актуальной информацией, сократить количество ошибок, встречающихся при "ручном" вводе, а также снизить трудоемкость и время обработки документов.

29.05.18 53 103 12

Документы можно подписывать на бумаге, а можно электронно. На бумаге долго, электронно - непонятно как.

Павел Овчинников

12 лет работает с электронными документами

Но вот я двенадцать лет занимаюсь электронными документами и скажу вам: это невероятный кайф. Позвольте рассказать, как это все устроено, с примерами.

Короче

Чтобы начать вести электронный документооборот, нужно:

1. Убедить контрагентов начать обмениваться электронными документами.
2. Купить сертификат электронной подписи.
3. Определиться со способом отправки документов: через специальный сервис или без него.

Кому нужны электронные документы

Несмотря на удобство и современность, немногие ведут электронный документооборот. Если предприниматель на упрощенном налогообложении заключает пару контрактов в год, ему, может, не так страшно пару раз отправить печатные документы. Но есть случаи, когда электронный документооборот предельно полезен.

Крупным компаниям электронные документы помогают снизить издержки, если объем внешней корреспонденции превышает несколько сотен документов в месяц. Для них доставка бумаг напрямую влияет на скорость сделок. Издержки на документооборот могут составлять сотни тысяч рублей в год, а риски, связанные с потерями, ошибками и штрафами от налоговой, еще больше увеличивают расходы.

Даже если сейчас вы подписываете один акт в полгода, это не значит, что ваш бизнес не вырастет. У вас могут появиться крупные партнеры, которые работают с электронными документами, и они потребуют от вас того же.

Например

У интернет-магазина регулярно копилась дебиторская задолженность на десятки миллионов из-за того, что в накладной в очередной раз допустили ошибку: товар стоит в фуре, на склад принять нельзя. Пока ждут, когда курьер с исправленным документом доедет от поставщика, идут дни. Внедрили электронные документы, и теперь все корректировки в документах занимают меньше часа.

А в крупной энергосбытовой компании во время выездных налоговых проверок инспекторы ежегодно находили нарушения и ошибки в документах. Чек на штрафы достигал 120 000 рублей в год. Дошло до того, что финансовый отдел заранее закладывал эти деньги в бюджет как накладные расходы. Внедрили электронный документооборот, и теперь правильность документов контролируют программы, а не люди. Ошибок больше нет.

Что такое электронный документ

Электронный документ - это обычный док- или пдф-файл, который можно создать и прочитать в любом редакторе. Важно, чтобы он был подписан специальной электронной подписью и отправлен особым образом.

Чтобы партнер, юрист или судья не сомневались, что именно вы подписали электронный документ и никто его не изменил, специалисты по цифровой безопасности придумали электронную подпись. Это как отпечаток пальца, наложенный на уникальный набор битов и байтов вашего документа. Грубо говоря, подписывая что-то электронной подписью, вы говорите: «Я подтверждаю подлинность этого набора битов».

Электронную подпись прикрепляют к любому документу, после чего он считается подписанным. Документ можно прочитать и без подписи. Она лишь гарантирует, что перед вами тот самый неизменный документ, в том виде, в котором его вам отправили. Если поменять что-то в документе и сохранить, поменяется его набор битов - подпись будет недействительной.

Например

Две компании решили подписать электронный контракт. Составили договор, согласовали условия. Теперь одна компания подписывает договор своей подписью и отправляет другой. Та открывает договор и решает что-то втихаря исправить, например сумму штрафов. Исправляет. Сохраняет. Отправляет первой. Та смотрит - оп! - изначальная подпись на этом договоре сломалась. Значит, что-то исправили, злодеи. Потом идут бить морду, наверное.

Где взять электронную подпись

Электронную подпись покупают в специальном удостоверяющем центре. Достаточно просто найти удобный центр в вашем городе. Главное, чтобы он входил в список аккредитованных центров Министерства связи РФ .

Все то же самое можно сделать прямо в офисе удостоверяющего центра: просто приходите со всеми документами и оформляете заявку. Но в этом случае вам придется ждать, пока пройдет безналичная оплата, - это может занять несколько часов. Наличными оплатить сертификат для фирмы нельзя, как и нельзя получить его удаленно.

Как работает электронная подпись

Юридическая сила электронной подписи описана в федеральном законе «Об электронной подписи».

Закон определяет типы подписей: простую, неквалифицированную и квалифицированную. Подписывать документы можно любой из них, но с оговорками: квалифицированная - для налоговой, торгов и в некоторых случаях для суда; простая и неквалифицированная - для всего остального.

Простая или неквалифицированная подпись

Доступный и дешевый вариант, но с ограниченным применением. Неквалифицированная подпись содержит криптографические алгоритмы, но не подтверждается никаким удостоверяющим центром. Простая вовсе представляет собой лишь комбинацию из логина и пароля, учетную запись на сайте госуслуг или электронный адрес контрагента.

Такие подписи подойдут, если вы не участвуете в электронных торгах, не обмениваетесь электронной первичкой и не отправляете налоговую отчетность. Простую подпись можно использовать для договоров, счетов и актов, но придется подписать отдельное соглашение с контрагентом и зафиксировать согласие сторон доверять такой подписи.

Если у вас десятки контрагентов и разные документы, схема работать не будет. Вам придется с каждым подписать такой документ, и со временем этот процесс будет замедлять, а не ускорять работу. Тогда лучше подумать о другом сертификате электронной подписи.

Чтобы использовать простую электронную подпись, надо распечатать и подписать бумажный вариант соглашения или включить специальный пункт в договор с контрагентом - это требование закона.

Квалифицированная подпись

Такая подпись подойдет для счетов-фактур и налоговой. По закону электронные счета-фактуры можно подписывать только такой подписью. Стоит квалифицированный сертификат от 1000 Р , купить его можно только в удостоверяющем центре, входящем в зону доверия ФНС .

Каждый год сертификат квалифицированной подписи необходимо обновлять, что добавляет забот: надо следить за сроком действия и вовремя заказывать перевыпуск.

Для работы с квалифицированной подписью надо установить специальную программу - средство криптозащиты информации. Программа крепит электронную подпись на документ и проверяет подписи других участников обмена.

Можно выбрать платную программу («Криптопро ЦСП ») или бесплатную («Випнет ЦСП »). Функционально они почти не отличаются, но с бесплатной могут возникнуть проблемы совместимости. Обе работают на Виндоусе и на Маке. Платная стоит около 1000 Р , ежегодная оплата сертификата электронной подписи еще около 1000 Р .

Некоторые используют облачную электронную подпись, для нее не надо устанавливать программу криптозащиты. Облачная подпись хранится в сервисе обмена, и каждый раз, когда вы подписываете документ, вам на телефон приходит смс с подтверждением действия. Такой сертификат дешевле и удобнее в использовании, но менее безопасен, чем программа криптозащиты.

Зачем нужен оператор документооборота

Подписанный электронный документ можно отправить по обычной электронной почте, но это небезопасно. Если почту взломают, документы окажутся у злоумышленников. Поэтому, например, налоговая инспекция принимает декларации только через специальные сервисы. Через такие же сервисы вы должны обмениваться электронными счетами-фактурами, иначе нарушите приказ Минфина России. Такие сервисы называются операторами документооборота.

Для простого пользователя - это прокачанная электронная почта. Работает через браузер, есть папки с входящими и исходящими, справочник адресов, встроенный поиск, редактор документов. Внутри - высоконагруженный сервис с защищенными каналами связи и шифрованием, которые обеспечивают безопасность передачи документов.

С оператором электронного документооборота даже не надо заключать договор. Просто регистрируетесь, загружаете сертификат электронной подписи и оплачиваете тариф по счету. Остальные заботы берет на себя оператор: уведомляет ФНС , что вы присоединились к обмену, следит за форматами и гарантирует соблюдение законодательства РФ .

Таких сервисов в России несколько десятков. По цене, функциональности, надежности и скорости работы они примерно одинаковы. Операторов принято выбирать по качеству сервиса: как быстро работает техподдержка, готов ли оператор помогать подключать контрагентов, какие возможности он предлагает и есть ли у него консультанты-аналитики, которые помогут вам внедрить сервис в работу.

Вашему контрагенту тоже придется подключиться к оператору. Он может выбрать вашего или любого другого - тогда обмен пойдет через роуминг, как в сотовой связи.

Сколько стоят электронные документы

Работая через оператора, вы платите только за документ, который подписали обе стороны. В среднем стоимость отправки документа составляет около 6-8 Р , а все входящие бесплатны.

Обычно новички покупают минимальный пакет на 300 документов, который очень быстро кончается. Потом надо покупать следующий пакет. Выгоднее купить безлимитный годовой пакет или договориться об индивидуальных условиях.

Переходить на электронные документы выгодно, если вы отправляете 100 и больше документов в месяц или минимум 1000 документов в год. Тогда вы сократите расходы на бумагу и доставку почти в 5 раз.

Сколько стоит документооборот

1000 бумажных документов

Первая попытка

На предприятии, где я веду учет, более 300 контрагентов. Им необходимо формировать и отправлять первичные документы каждый месяц. Услышав о появлении сервисов, которые могли бы помочь мне автоматизировать процесс, я сразу заинтересовалась этой возможностью.

Cначала мы попробовали внедрить электронных документооборот через сервис M.E.Doc. Но для того чтобы контрагент мог получить документы с помощью этого сервиса, ему необходимо было установить на компьютер их программное обеспечение. Не все контрагенты были к этому готовы: установка новой программы требует ее настройки, возможны конфликты с антивирусной системой и т.д. Так что я могла использовать электронный документооборот только с ограниченным числом клиентов.

Новые возможности

Потом моя коллега, у которой на предприятии много контрагентов и большой документооборот, рассказала об онлайн-сервисе обмена документами «Вчасно » - она была им очень довольна. Я решила попробовать этот сервис.

Оказалось, что подключиться к системе очень просто: для регистрации необходимо указать только e-mail, пароль и электронный ключ. Выяснилось также, что команда «Вчасно» готова помочь в решении индивидуальных особенностей ведения документооборота.

Значительное преимущество сервиса “Вчасно” в том, что для его использования не нужно устанавливать дополнительное программное обеспечение. Это стало большим плюсом для нас, из-за особенностей внутренней корпоративной политики и антивирусной защиты данных, и сразу облегчило подключение к электронному документообороту большого количества контрагентов.

Интерфейс программы понятный и простой. Уверена, что многие могут в нем разобраться без проблем.

Еще один плюс сервиса “Вчасно” - возможность импортировать в сервис документы непосредственно из программы 1С. При большом количестве документов это принципиально важно.

Список преимуществ

Переход на электронный документооборот дает компании массу преимуществ.

Во-первых, это существенная экономия времени. При наличии более 300 контрагентов ежемесячный процесс подготовки документов (печать, подпись, вкладывание в конверты) и их рассылка занимали несколько рабочих дней. Сейчас весь процесс занимает несколько часов.

Во-вторых, возможность оперативных исправлений. При наличии неточностей в документе (неправильный юридический адрес, неточность в округлении и т.п.) контрагент может сообщить об этом в тот же день, и через 5-10 минут получить исправленный документ.

В-третьих, экономия средств: при внедрении электронного оборота снизились расходы на приобретение бумаги, картриджей, конвертов, марок.

Ну и наконец, немаловажным положительным моментом я считаю посильный вклад о заботе об окружающей среде. Чем больше предприятий будут использовать электронный документооборот, тем меньше бумаги и сопутствующих материалов будет использоваться и, соответственно, меньше деревьев уничтожаться.

Популярные страхи и перспективы

К сожалению, не все украинские предприниматели готовы отказаться от бумажных документов. Многие опасаются, что при проверке фискальной службой могут возникнуть проблемы с признанием расходов и подлинностью документов. Поскольку электронные документы - это относительно новый вид документов для Украины и многие сталкиваются с этим впервые, подобные опасения естественны. Компании, у которых маленький документооборот, предпочитают сохранить сложившуюся практику, не вникая в новые возможности.

Однако я думаю, что уже половина моих коллег пользуются электронным документооборотом в том или ином виде. Большим прорывом в этом вопросе стал переход на обмен налоговыми накладными в электронном виде.

Мне кажется, что повсеместный переход к электронному документообороту - вопрос времени. Да, сейчас им пользуются преимущественно крупные, “продвинутые” и современные компании, однако надеюсь, вскоре это станет всеобщим трендом. Переход на электронную отчетность в свое время тоже вызвал много вопросов и сложностей. Сейчас многие признают, что это очень удобно.

Я думаю, многие скоро также оценят преимущества электронного документооборота и хотя бы частично перейдут на него.

Онлайн-сервис «Вчасно» (проект группы компаний EVO) предназначен для обмена, подписания и сохранения любых юридически значимых документов: соглашений и договоров, актов выполненных работ, счетов и т. д. Сервис работает со всеми видами ключей ЭЦП. Онлайн-принцип работы сервиса не требует отдельного обучения или установки на компьютер дополнительного ПО: для начала электронного документооборота нужен только компьютер, подключенный к интернету. Хранение документов в «облаке» исключает возможность их утраты или несанкционированного доступа к ним посторонних лиц.

Первый вопрос, который возникает: а зачем? Каковы плюсы и минусы перехода на электронный документооборот? Сравним его с бумажным.

Первый вопрос, который возникает: а зачем? Учитывая, что никакого закона о переходе на электронный документооборот не существует, никто не принуждает бизнес отказываться от бумаги, почему нужно это делать? Каковы плюсы и минусы перехода на электронный документооборот? Сравним его с бумажным.

По деньгам

По времени

Итак, вы приняли решение — готовы отказаться от бумаги в пользу технологий XXI века. Что нужно для перехода на электронный документооборот?

Шаг первый

Факт того, что компания работает с документами, составленными в электронном виде и подписанными электронной подписью, необходимо отразить в ее учетной политике.

Шаг второй

Посмотрите на схему документооборота, которая действует в вашей компании. Сколько задействовано сотрудников, сколько этапов, на каком из них возникают промедления и потери. Проанализируйте ее и переложите в электронный вид так, чтобы избавиться от проблем бумажной цепочки.

Шаг третий

На основе выстроенной схемы электронного документооборота (ЭДО), которую вы хотели бы получить в результате, определите подходящее для вас техническое решение: веб-версия или интеграция.

Веб-версия — самый простой, доступный всем способ перехода на ЭДО, который не затрагивает информационных систем компании. Вы оплачиваете только отправленные документы. Подходит организациям с небольшим трафиком — порядка 100 исходящих документов ежемесячно — и небольшим числом контрагентов.

Интеграция с учетной системой компании позволяет ее сотрудникам работать с электронными документами в режиме единого окна, причем в привычном интерфейсе программы, с которой они обычно имели дело. Дает возможность автоматизировать большинство действий.

Контур.Диадок можно интегрировать несколькими способами:

• Через модуль для 1С — коробочное интеграционное решение для самой распространенной в России учетной системы. Универсальное — подойдет бизнесу любого масштаба.
• С помощью коннектора — подойдет тем, кто не хочет вмешиваться в конфигурацию своей учетной системы, но нуждается в автоматизации ряда действий с электронными документами.
• Через готовое интеграционное решение для вашей учетной системы.
• С помощью средств API — индивидуальное интеграционное решение для конкретной компании.

Последние три пункта подойдут компаниям с высоким трафиком и большим числом контрагентов.

Шаг четвертый

Когда вы примерно поняли, какой именно документооборот хотите получить и как его организовать, пришло время выбрать оператора. Посмотрите, какие решения и по какой цене они предлагают, и определите того, кто вам подходит.

Шаг пятый

Подключить контрагентов. Если ваши клиенты и партнеры не будут принимать и подписывать электронные документы, все результаты, достигнутые предыдущими шагами, окажутся бесполезными. Поэтому стоит потратить силы и время на то, чтобы донести до контрагентов: получать документы от вас они отныне будут только в электронном виде, более того — у них от этого одни плюсы.

Чтобы перейти на электронный документооборот с контрагентами, можно воспользоваться разными каналами донесения до них этой информации: ваш сайт, сайт оператора ЭДО, уведомления по e-mail, обзвон, посадочные страницы.