Образец заполнения штатного расписания. Как правильно составить штатное расписание

Руководителям предприятий рекомендуется использовать унифицированную форму, которая утверждена постановлением от 24.03.1999 N 20. Если расписание составляется первично, то руководство должно четко продумать перечень всех должностей, которые будут на предприятии, а также составить дополнительный документ, который фактически регламентирует оплату рабочего труда. Определяется, что штатное расписание может составляться любым сотрудником, но практика показывает, что руководители доверяют такое дело бухгалтерам или же сотрудникам кадровых отделов.

В трудовом кодексе определено, что любой предприниматель или же юридическое лицо, которое осуществляет процесс заключения трудового договора с сотрудниками, обязан осуществить составление штатного расписания. В тоже время в законе не определены отличия составления данного документа для ИП или же ООО. То есть, все руководители имеют право использовать форму Т-3, заполнение которой не имеет особых сложностей и проблем.

Форма Т-3 в своем составе содержит информацию обо всех подразделениях организации, количества штата единиц, перечисление должностей и пр. То есть, можно использовать унифицированную форму, в которую просто нужно внести индивидуальные данные. Заметим, что расписание внесено в перечень унифицированных форм. Большинство руководителей используют данную форму по той причине, что она содержит в своем составе все необходимые колонки и графы. Применение документа не является обязательным. В письме Роструда N ПГ/409-6-1 четко указывается на то, что Т-3 - рекомендуемая форма, но руководитель вправе осуществить разработку собственной формы документа, главное учесть в его составлении все требования законодательных норм. В статьях 15 и 57 ТК РФ указываются определенные нюансы оформления расписания, с учетом того, что наименования всех должностей, которые существуют на предприятии, непременно должны быть внесены в расписание.

Также устанавливается требование использовать такие реквизиты:

Перечень всех подразделений, которые разработаны в организации;
Указываются все должности, а также сведения, которые касаются количества штатных единиц;
Обязательно вносится в документ информация об окладах по должностям, также вносятся данные о надбавках и пр.

Чтобы данный документ приобрел юридическую значимость нужно составить приказ руководителя, который фактически одобряет разработанное расписание, принимая его в качестве внутреннего, локального документа. Что касается срока действия штатного расписания, то руководство вправе самостоятельно его определять. Например, в организации может каждый год разрабатываться расписание, но нужно указывать его срок на составленном документе. Как правило, составление расписания на год импонирует компаниям, которые развиваются очень динамично, что приводит к расширению штата, формированию новых должностей, формированию более высоких показателей оклада, премий и пр. Маленькие организации чаще всего осуществляют процесс составления расписания на более существенный срок. На бланке нужно будет указать дату начала действия, то есть, дату, с которой данное расписание применяется на предприятии. Обязательно указывается срок действия.

Бывают ситуации, когда в процессе деятельности предприятия возникают определенные изменения. Например, меняется оклад, появляются новые штатные единицы, меняется наименование должностей. В данном случае, можно составить новое расписание, а можно просто осуществить процесс внесения изменений в действующий документ. Для внесения изменений руководитель составляет специальный приказ с указанием на проведение необходимых изменений. В разработанную и действующую форму Т-3 вносят все необходимые изменения, но исключительно в соответствии с ранее выпущенным приказом.

Впрочем, бывают достаточно крупные изменения. Например, на предприятии осуществляется сокращение штата, в данном случае рациональнее будет составить новое штатное расписание.

Таблица данного расписания в стандартной форме Т-3 содержит в себе информацию о подразделениях с обязательным указанием кодов, внутренней классификации, а также с указанием наименований всех должностей, причем с использованием классификатора ОКПДТР. Указывается количество должностей, и непременно указывается информация по окладу, а также различным надбавкам, если такие будут иметь место.

На основании штатного расписания можно достаточно быстро осуществить процесс просчета месячного бюджета для сотрудников подразделений. Так как фактически можно будет суммировать заработную плату должностных единиц, и умножить на количество, которое предусмотрено по каждой должностной единице.

После заполнения формы она должна быть обязательно передана руководителю на утверждение. Если руководитель формирует замечания по составлению, то форма перезаполняется. В конечном итоге форма должна быть подписана руководителем. Вверху бланка должна стоять специальная отметка - «утверждено».

Обязательные реквизиты формы Т-3

Обязательно указывается полное наименование организации. Причем устанавливается необходимость указать наименование, которое будет соответствовать учредительным документам организации;
Ставится 8-значный код предприятия (код ОКПО). Указывается номер штатного расписания. Нужно сразу же сказать о том, что по номеру нет никаких особых требований. Фактически, каждый год расписание может иметь номер 1, а можно просто следить за порядковой нумерацией;
Проставляется дата составления документа. Помните о том, что на документе ставится фактическая дата его составления, тем не менее, она может фактически отличаться от даты введения расписания в действие. Например, расписание может быть составлено в декабре, а вводить его на предприятии можно только с января;
Прописывается срок действия расписания. Как вы уже поняли, мелкие предприятия с минимальными аспектами развития могут составлять расписание на несколько лет. Если предприятие имеет весьма высокую динамику развития, то в данном случае расписание составляется на год. Но, в течение данного времени формируется возможность вносить определенные изменения;
Чтобы штатное расписание приобрело значимость, оно непременно должно быть принято руководителем. Причем, в данном случае составляется специализированный приказ. Гриф «утверждено», а также все реквизиты составленного приказа непременно должны быть указаны на форме Т-3. Также поверх грифа принято ставить печать организации. Тем не менее, данное правило не закреплено на законодательном уровне.

Как заполнить форму Т-3?

Порядок составления формы Т-3 потребует использования определенных данных первичных документов организации. Очень важно, чтобы в шапке фигурировало именно то название предприятия, которое отражено в учредительных документах (то есть, организационное, а не коммерческое наименование).

В первой графе указывается наименование структурного подразделения. Обратите внимание на то, что речь идет о филиалах, цехах, отделах, представительствах. В данном случае осуществляется процесс распределения подразделений по значимости. То есть, изначально указываются данные о представительствах, отделах, цехах. Что касается распределения информации по отделам, то начинать нужно с тех отделов, которые имеют более существенные аспекты финансовой значимости. Например, отдел инвестиции, после чего, отдел реализации и пр. Это рекомендательный аспект заполнения, он не является обязательным. Так что, можно указывать все данные о подразделениях так, как вам это будет удобно.

Во второй графе вам нужно будет указать код подразделения. В принципе, кодирование присваивается на самом предприятии, причем можно использовать обычную порядковую очередность, можно использовать кодификацию по отделам, и подчиненным ему отраслям. Например, отделу финансов вы присваиваете код 02, а бухгалтерия, которая будет работать в данном отделе будет иметь код 02.1 и пр. Заметим, что на мелких предприятиях данная графа вовсе не заполняется.

В третьей графе отражается информация о должности. Наименование указывается в единственном числе и исключительно в именительном падеже. Определена необходимость указания должности без сокращений и аббревиатур. Все должности, которые связаны с тяжелыми, а также вредными условиями труда определяются профессиональными стандартами, и все данные по таким должностям нужно будет получать посредством квалификационно-тарифных справочников. Наименования остальных должностей могут быть выбраны руководителем самостоятельно, так как законодатель не устанавливает никаких ограничений по данному вопросу.

В процессе выбора наименований должностей рекомендуется использовать специализированный классификатор профессий (ОКПДТР). В данном справочнике предложены наименования всех должностей, а также различных профессий, причем с их точным кодовым обозначением.

В четвертой графе указывается количество штатных единиц. Вы должны указать количество рабочих мест по каждой отдельной должности. Причем, вы должны помнить, что можно указывать целые и дробные единицы. Например, это может быть целая ставка, или же всего 0,25 ставки. Заметим, что работодатель имеет право указывать в штатном расписании предполагаемое количество работников, несмотря на то, сколько специалистов работает на предприятии. Например, в расписании указано 3 бухгалтера, но фактически может быть всего 2 бухгалтера, а одна должность остается вакантной. Но, тут есть исключение, если есть штатная единица, которая отведена под квоту для работников-инвалидов, то о ее вакантности непременно нужно сразу же сообщать в центр занятости.

В пятой графе определяется информация о тарифной ставке или же окладе. В данную графу может проставляться определенная тарифная ставка, а также указываться информация о принятом окладе. Если же нет возможности четко указать конкретное цифровое значение, то в данном случае можно указать форму оплаты труда. Это может быть аккордная или же сдельная оплата. Но, в следующей графе вы непременно должны поставить ссылку на положение, которое касается оплаты труда, где осуществляется детальное описание расчета оплаты фактически выполненной работы.

Заметим, что стоимостные показатели при заполнении унифицированных форм первичных документов указываются исключительно в рублях. Причем, устанавливается необходимость указания показателей с точностью до второго знака, который следует после запятой. В тоже время, если ваша организация не формирует окладов, то никто не может вам запретить в штатном расписании не указывать конкретные данные по окладу по той или же иной штатной единице. Можно просто определить возможные границы. Например, можно указать сумму в размере 1000-1500 рублей. Такая граница позволит вам в дальнейшем правильно, не нарушая норм законодательства осуществлять выплату заработной платы с учетом совместительства, квалификации, определенных иных характеристик работника.

В 6-8 графах указываются надбавки. Сюда вносится информация по всем надбавкам, которые формируются на основании работы специалистов в ночное время. Также, формируются надбавки за перевыполнение плана, за работу в сложных климатических условиях и пр.

Если на вашем предприятии применяются различные виды надбавок и их весьма существенное количество, то составляется отдельный документ, в котором прописывается вся необходимая информация, после чего, в указанных строках формы Т-3 просто дается ссылка на ваш локальный документ по надбавкам.

В девятой графе указывается информация по бюджету организации по определенной должности с учетом всех штатных единиц. Но, данная графа заполняется исключительно в том случае, если были заполнены все графы по оплате труда. Если же такие данные вы не вносили, то ставится прочерк. Если же данные вносились, то по всем должностям умножается сумма оклада на количество предусмотренных рабочих единиц.

В десятой графе указываются примечания. Именно тут вы сможете указать внутренний документ, который фактически определяет все нюансы начисления заработной платы. В процессе составления документа работодатель вправе фактически исключать те графы, которые ему не нужны, или же показатели которых определить на данном, конкретном предприятии будет невозможно.

Так как в законодательных актах не определена обязанность работодателей каждый год осуществлять составление расписания, нередко работодатели осуществляют составление расписания на все время работы, и в случае возникновения определенных изменений не занимаются созданием нового расписания, а осуществляют процесс его изменения.

Чтобы внести в документ все необходимые изменения, нужно составить специализированный приказ. Причем, в данном приказе должны быть отражены все данные, которые касаются существующего и действующего штатного расписания, а также должны быть предоставлены указания, которые касаются внесения определенных изменений. Все изменения описываются детально и точно.

Все изменения, которые формируются на предприятии определяются исключительно работодателем, который также имеет право принимать решения по вопросу внесения изменений в штатное расписание. Законодатель не устанавливает ограничений на количество и сроки внесения изменений. В тоже время, в трудовом законодательстве определена необходимость в четко определенные сроки внести изменения в штатное расписание в том случае, если производится процедура сокращения сотрудников.

Наименование должностей, которые указываются в расписании, непременно должны соответствовать тем наименованиям, которые указываются в трудовом соглашении. Причем, при внесении данных в тот или же иной документ нельзя использовать сокращения;
Сама запись должностей осуществляется в своеобразном убывающем порядке. То есть, стразу указывается основная - главная должность, после - должности по убыванию;
Документ должен быть подписан руководителем, а также главным бухгалтером, рекомендуется ставить на расписании печать организации;
Если в процессе заполнения документа были допущены ошибки, то исключается возможность их исправления при помощи корректора, но допускается легкое и аккуратное зачеркивание, причем, рядом должны быть указаны правильные данные. При внесении исправлений, напротив исправления ставится печать ответственного лица, которое осуществляет составление документа;
Если речь идет о серьезных ошибках, например, в наименовании должности, то внесение исправлений в данном случае курируется исключительно приказом руководителя. Составляется приказ, в котором четко указывается на то, какие именно должны быть внесены изменения в расписание. После чего, ответственное лицо осуществляет внесение всех необходимых изменений.

Для чего нужно расписание?

Расписание - документ, который фактически является необходимым для приема на работу наемных работников, так как он курирует все данные по должностям, единицам рабочих мест, местам по квотам, а также позволяет контролировать аспект начисления оплаты тем или же иным сотрудникам в соответствии с предусмотренными ставками. Также такое расписание становится основой возможности систематически осуществлять кадровый анализ предприятия. На основании предусмотренных должностей, и фактически затребуемых, формируется возможность правильно балансировать вопрос найма работников в будущем.

Для руководителя расписание становится основой быстрого расчета возможных расходов на оплату труда всем сотрудникам, так как в расписании формируется указание суммы затрат на оплату деятельности сотрудников по тем или же иным должностям. Сотрудники кадровых отделов имеют возможность на основании расписания правильно осуществлять анализ необходимости набора или же увольнения сотрудников. Кроме всего прочего, расписание может стать надежным элементом защиты интересов работодателя в суде, при возникновении определенных спорных ситуаций с работниками, которые касаются сокращения численности, или же по вопросам отказа в трудоустройстве.

Нужно ли составлять расписание формы Т-3?

В 2013 году был создан законодательный акт, который определяет, что коммерческие организации имеют право не осуществлять оформление кадровых документов по ранее составленным формам, который были обязательными. То есть, форма Т-3 является рекомендуемой, но не обязательной. В тоже время, законодатель отменяет необходимость использовать стандартные и унифицированные формы, но нет отмены на составление расписания. Обязанность составлять расписание штатного значения сохраняется как за юридическими лицами, так и за индивидуальными предпринимателями.

Руководитель имеет право самостоятельно проработать форму штатного расписания, которая будет использоваться именно на четко определенном предприятии. Структура, форма и содержание документа не нормированы законодателем, но устанавливается ряд обязательных реквизитов. Что фактически говорит в пользу готовой формы Т-3, которая содержит в себе все необходимые данные. Форма представляет собой практический и удобный способ оформления расписания, так как в нее внесены все те сведения, которые должны быть отражены в расписании в соответствии с трудовым законодательством. В тоже время, определенные графы руководитель имеет право не заполнять.

Хранение документа

Руководитель может хранить оригинал расписания в бухгалтерии или же отделе кадров. При этом, оба подразделения должны иметь данный документ на руках, чтобы в соответствии с ним осуществлять составление иной документации.

Расписание должно храниться в организации постоянно. При проведении определенных проверок, контрольные и надзорные инстанции могут осуществить процесс затребования оригинала расписания, и руководство должно предоставить данный документ на изучение. Если же на предприятии данного документа не будет, то формируется возможность наложить на предпринимателя или же юридическое лицо штраф, причем, будет также выдано предписание о составлении расписания, как одного из основных документов, имеющих важное значение во взаимоотношениях работодателя и работника.

Выводы

Расписание штатного типа является обязательным документом, так как оно фактически определяет все нюансы по приему на работу тех или же иных сотрудников, а также определяет начисление денежных средств в качестве оплаты труда. Законодатель предлагает предпринимателям и юридическим лицам воспользоваться отработанной формой Т-3, которая содержит в себе все данные, касающиеся обязательных и дополнительных реквизитов расписания. Но, закон не запрещает вам самостоятельно осуществить составление расписания по индивидуальной форме, в зависимости от особенностей именно вашего конкретного предприятия.

Форма Т-3 очень проста в заполнении, содержит незначительное количество строк, которые нужно будет заполнить, при этом, есть проработанные инструкции, посредством которых можно быстро осуществить заполнение документа. Также вы можете использовать автоматическое составление расписания при помощи специализированных программ.

Каждое предприятие должно иметь такой кадровый документ, как штатное расписание. Типовая форма штатного расписания – Т-3, можно разработать собственный бланк с учетом обязательным реквизитов, установленных ст.9 ч.2 Федерального закона №402-ФЗ.

Скачать бланк унифицированной формы Т-3 и заполненный образец можно по ссылкам в конце статьи.

Документ не является локальным нормативным актом предприятия и работника при трудоустройстве с ним знакомить не нужно. Штатное расписание – это обязательный документ, содержащий структуру штатного состава предприятия. В нем прописывается количество штатных единицы, должности, подразделения.

Заполняет бланк Т-3 ответственный работник (бухгалтер, кадровый специалист), после чего документ утверждается приказом руководителя. Внесение изменений в расписание допускается на основании приказа об изменении.

Штатное расписание дает понять, сколько вакантных рабочих мест имеет организация на данный момент.

Образец заполнения

Бланк формы Т-3 содержит таблицу для указания штатных единиц.

В верхней части заполняют название организации, ОКПО, ставят номер расписания, дату его оформления, период, на который он составлен. Также после утверждения его приказом справа ставится номер и дата этого приказа и общее количество штатных единиц.

Заполнение таблицы формы Т-3:

1 и 2 – пишется наименование подразделения, согласно утвержденной структуры предприятия. Организации вправе устанавливать свои наименования подразделений, за исключением государственных учреждений, организаций с вредными и опасными условиями труда, которые должны пользоваться наименование подразделений, установленными общероссийским классификатором.

3 – рекомендуется указывать название должности, профессии, согласно ЕТКС (единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий) и ЕКС (единый квалификационный справочник). Причем важно, чтобы указанная должность в штатном расписании совпадало с должностей, указанной в .

4 – указывается количество работников для каждой должности, графа заполняется в зависимости от потребности организации. Если трудоустроено у работодателя меньше работников, чем установлено штатным расписанием, то работодатель должен подавать каждый месяц информацию о вакантных должностях в службу занятости.

Коммерческая деятельность, вне зависимости от того, кто ею занимается (индивидуальный предприниматель, небольшая компания или крупное межотраслевое предприятие), неразрывно связана с оформлением множества документов: , личных дел, унифицированного штатного расписания по форме Т-3 и других. Большая часть из них является обязательной к заполнению; а некоторые бумаги, например , составляются по желанию руководителя организации или другого ответственного лица.

Унифицированное штатное расписание, оформленное по форме Т-3, относится к первой категории: в соответствии с буквой закона его должны вести и индивидуальные предприниматели, и юридические лица. Где можно бесплатно скачать бланки и образец заполнения формы Т-3 в форматах Excel и Word, а также как правильно оформить расписание - смотрите ниже.

Как составить и заполнить штатное расписание?

Хотя обычно унифицированное штатное расписание по форме Т-3 относят, как и личного дела, к обязательным для составления документам, с практической точки зрения это не совсем так. Из положений Трудового кодекса Российской Федерации (статьи 15 и 57) следует, что штатное расписание является одним из признаков возникновения трудовых отношений и, следовательно, непременно должно присутствовать в любой коммерческой структуре, в которой есть хотя бы один наёмный сотрудник.

Но на деле оформление унифицированной формы Т-3 вряд ли имеет смысл для организации или индивидуального предпринимателя, в подчинении у которых находятся один-два сотрудника. На этом основании опытные специалисты бухгалтерского отдела, в ведении которых обычно и находится оформление штатного расписания, рекомендуют обойтись без него, если численность персонала не превышает 5 человек.

Важно: формально унифицированное штатное расписание по форме Т-3 иметь необходимо, и со стороны индивидуального предпринимателя, тем более имеющего в подчинении большой штат, будет грубой ошибкой пренебрегать составлением такой бумаги. Это не менее серьёзная оплошность, чем не использовать наклейку « » при формировании журналов строгой отчётности и не подлежащих расформированию томов.

В соответствии с принятой практикой унифицированное штатное расписание по форме Т-3 составляется в конце предыдущего года (и заверяется в начале текущего) или, если речь идёт о новой организации, - с момента начала её деятельности. Разумеется, в последнем случае руководителю компании или индивидуальному предпринимателю нет смысла ждать, пока у него на руках окажутся все документы и свидетельства: приступить к оформлению расписания можно заранее, тем более если оно будет состоять из трёх-четырёх позиций.

Особый вопрос - срок действия унифицированного штатного расписания по форме Т-3. Формально он определяется решением руководителя организации. За минимальный срок обычно принимается один год; более длительные - три года, пять лет и так далее. Первый вариант - самый распространённый, особенно в компаниях с нестабильной численностью штата - например, активно расширяющихся.

Совет: иногда специалисты, занимающиеся составлением унифицированного расписания Т-3, советуют при изменении наименований должностей, ставок оплаты труда или числа штатных единиц не создавать новый документ, а вносить правки в старый. С точки зрения действующего законодательства корректировка документа (с обязательным заверением всех действий) вполне допустима. Но если изменения глобальны, а не затрагивают одну-две позиции, внесение корректив по сути сведётся к составлению нового документа - так и будет логичнее поступить.

Следующий вопрос - кем должно составляться унифицированное штатное расписание по форме Т-3. На законодательном уровне ответа на этот вопрос не даётся. Заняться оформлением документа может совершенно любой сотрудник, назначенный приказом руководителя организации, а если речь идёт об индивидуальном предпринимателе, не желающем раздувать кадры, - и он сам.

Чаще всего оформлением документа занимаются:

сотрудники бухгалтерского отдела;
специалисты отдела кадров;
юристы организации.

В последнее время всё больше распространена практика, когда штатное унифицированное расписание по форме Т-3 составляется любым назначенным приказом директора сотрудником. Эта работа, разумеется, должна быть оплачена как дополнительная в соответствии с действующими ставками.

Гораздо более интересный вопрос - необходимость использования для составления штатного расписания организации или индивидуального предпринимателя унифицированной формы Т-3. Обычно она в силу своей простоты и общей распространённости используется, однако в ряде случаев с практической точки зрения было бы разумнее применять собственную форму, разработанную в компании.

Согласно действующему законодательству, в обязательном порядке унифицированные формы документов должны использоваться при составлении документов первичной бухгалтерской отчётности. Форма Т-3 штатного расписания, утверждённая Постановлением Госкомстата №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 5 января 2004 года, относится, как следует из названия постановления, к документам первичной отчётности. С другой стороны, на основании одного штатного расписания материальные расчёты не производятся, а значит, оно не может быть включено в категорию документации первичной отчётности.

Следовательно, решение об использовании при составлении штатного расписания унифицированной формы Т-3 или собственного бланка может приниматься непосредственно руководителем организации или индивидуальным предпринимателем.

Совет: если нет особой необходимости, рекомендуется формировать документ на основе стандартной формы Т-3. В противном случае у проверяющей стороны могут возникнуть вопросы по части делопроизводства, и ответственному лицу будет сложно объяснить, почему он использовал нетипичный бланк, не имея на то достаточных оснований. Кроме того, в отличие от множества других документов, включая , унифицированная форма штатного расписания Т-3 по-настоящему продумана и удобна, поэтому не имеет смысла её игнорировать.

Наконец, рассматривая вопрос с чисто прикладной стороны, можно отметить, что даже если использование нестандартной формы штатного расписания будет признано неправомерным (хотя на сегодня таких случаев не зафиксировано), наказание руководителю предприятия или индивидуальному предпринимателю не грозит; в худшем случае ему просто придётся отдать приказ привести документ в соответствие действующим нормам, и на этом инцидент будет исчерпан.

Алгоритм разработки штатного расписания по унифицированной форме Т-3 включает следующие этапы:

Выбор ответственного лица и издание приказа о разработке документа . Руководитель организации может подписать отдельный приказ, согласно которому обязанность возлагается на конкретного сотрудника юридического, бухгалтерского, кадрового или любого другого отдела. Никаких ограничений по этому поводу не существует. В крупных организациях разработкой штатного расписания обычно занимаются экономисты по труду; если речь идёт об индивидуальном предпринимателе, заняться оформлением штатного расписания по форме Т-3 может и он сам.
Регистрация изданного, подписанного и заверенного приказа в журнале регистрации внутренних документов . Никакой сложности этот процесс не представляет и проводится в соответствии с принятым в организации порядком. Если в компании не предусмотрено отдельного журнала для внутренних документов, можно использовать и общий; кроме того, издание приказа должно быть непременно отражено в программе электронного учёта.
Ознакомление с приказом всех ответственных сотрудников . В эту категорию входят только будущие составители штатного унифицированного расписания по форме Т-3 - или один составитель, если работа не представляет сложности.
Проработка и отражение на бумаге структуры предприятия (фирмы, ООО) . Само собой разумеется, чем больше и разветвлённее юридическое лицо, тем сложнее будет работа и тем больше времени она займёт. При проработке структуры предприятия необходимо использовать актуальные локальные акты организации. Штатное расписание не предназначено для того, чтобы отражать историю компании, поэтому полагаться при его оформлении на устаревшие бумаги нет никакого смысла.
Составление на основе полученной информации унифицированного штатного расписания по форме Т-3 . Готовый документ отправляется на согласование руководителям каждого относящегося к структуре отдела и после - директору. Каждая из сторон может до утверждения вносить правки и предложения, касающиеся функционирования подконтрольного ей отдела. По мере надобности коррективы могут вноситься и после этого события, однако тогда придётся предварительно утверждать каждую новую деталь, что доставит неудобства и разработчику, и самим руководителям.
Издание приказа об утверждении штатного расписания . Документ, как обычно, составляется от лица директора или исполняющего его обязанности лица, заверяется его подписью и печатью (штампом организации). После этого он регистрируется в соответствующем журнале и программе электронного документооборота. С этого момента унифицированное штатное расписание по форме Т-3 считается вступившим в силу.

Порядок заполнения бланка документа:

В верхней мини-таблице указывается код организации по классификатору ОКПО (код формы по ОКУД менять не следует: он относится не к предприятию, а к самому бланку).
На отдельной строке, расположенной вровень с таблицей , - пишется полное официальное наименование предприятия. При желании и наличии свободного места здесь же можно привести и сокращённое; тогда весь заголовок будет выглядеть следующим образом: «Общество с ограниченной ответственностью «Западно-Сибирский Валежник-Ритейл» (ООО «ЗапСибВалежник»)». При необходимости сокращённое название может быть приведено не на той же строке, а на дополнительной, расположенной под основной.
Затем следует вписать порядковый номер документа (вместо сквозной нумерации, тем более если штатное расписание часто меняется, рекомендуется использовать отдельную - к примеру, с добавлением литеры в конце номера) и дату его подписания (не составления, как указано на бланке: этот процесс обычно занимает несколько дней, если не недель).
На отдельных полях в правой части документа необходимо указать общую численность штата, а также номер и дату подписания приказа о разработке расписания.
В последнем поле вне таблицы следует прописать продолжительность действия документа (1 год, 3 года, 5 лет, бессрочно) и дату его вступления в силу (например, с 1 января 2019 года).
В первой графе основной таблицы унифицированного штатного расписания по форме Т-3 нужно привести наименования структурных подразделений (филиалов, отделов, представительств, участков) организации. Их следует указывать в порядке убывания по старшинству:
- руководящая часть компании;
- отдел финансового планирования;
- бухгалтерия;
- отдел кадров;
- экономический отдел;
- юридический отдел;
- архив (если есть);
- производственные участки и цехи;
- склады и другие обслуживающие подразделения.
Во второй графе таблицы унифицированного штатного расписания нужно указать коды для каждой структурной единицы. Они назначаются в произвольном порядке и должны отражать иерархию отдела. К примеру, департаменту может быть присвоен код «01», его отделам - «01.01», «01.02», а группам - «01.01.01», «01.01.02» и так далее. Если организация не отличается сложной структурой или вовсе не включает в свой состав ни одного отдела (это особенно характерно для индивидуальных предпринимателей и мелких ООО), в полях второй графы вполне можно проставить прочерки - нет смысла заводить классификацию для компании со штатом в три-четыре человека.
В третьей графе следует указать должность, разряд и квалификацию каждой штатной единицы. Речь идёт не о конкретных сотрудниках, а о ставках, не только уже занятых, но и свободных. Чем подробнее будут заполнены все поля, тем более чёткое представление в будущем можно будет составить о качественной и количественной составляющей предприятия.
Четвёртая графа предназначена для внесения сведений о количестве штатных единиц, то есть ставок. Каждый из параметров определяется руководителем компании; ставки могут быть и нецелыми: например, 1/4 (0,25) или 1/2 (0,5).
В пятой графе унифицированного штатного расписания по форме Т-3 следует привести значения для каждой штатной единицы - в соответствии с тарифной сеткой, если предприятие бюджетное, или финансовой политикой коммерческой организации. В этой графе указываются только оклады (без премий и других дополнительных выплат и надбавок). Суммы пишутся в местной валюте, то есть в рублях.
В графах с шестой по восьмую , носящих общее название «Надбавки и доплаты», приводятся соответствующие значения стимулирующих и компенсационных выплат - фиксированные (в рублях) или в виде процента от оклада.
Девятая графа унифицированного штатного расписания формы Т-3 предназначена для внесения суммарных расходов на соответствующие штатные единицы. Она вычисляется как сумма четырёх предыдущих граф (оклад, надбавки и доплаты), умноженная на число ставок (четвёртая графа).
В последнюю (десятую) графу по мере необходимости вносятся примечания и уточнения относительно каждой должности: изменения оклада, процентных или фиксированных доплат и компенсаций, корректировки названия должности и так далее.
Нижние поля штатного расписания должны содержать подписи главного бухгалтера предприятия и начальника отдела кадров. Если форма Т-3 заполняется индивидуальным предпринимателем, в штате у которого нет названных специалистов, ему следует, оставив одну строку, лично расписаться в ней. Печать или штамп организации в конце документа ставятся по желанию.

Важно: как уже упоминалось, ставки в унифицированном штатном расписании необязательно должны быть целыми - и даже необязательно кратными двум. Конечно, ставки со значениями 1/4, 1/2 и так далее значительно легче считать, однако случаи бывают разные; чтобы облегчить проведение математических операций, при оформлении документа рекомендуется использовать следующие округления:

ставки меньше 0,13 в расчёт не берутся (принимаются равными нулю);

в диапазоне 0,13…0,37 - считаются равными 1/4;

в диапазоне 0,38…0,62 - 1/2;

в диапазоне 0,63…0,86 - 3/4;

в диапазоне 0,87…0,99 - полной ставке.

Бланк штатного расписания - унифицированная форма Т-3

Форма Т-3 штатное расписание - образец заполнения

Подводим итоги

Унифицированное штатное расписание по форме Т-3 может составляться любым ответственным лицом - от сотрудника бухгалтерского или экономического отдела до начальника предприятия. Оформлять документ рекомендуется в любом случае, даже если численность персонала не превышает двух-трёх человек. Также не стоит отходить от установленной формы, хотя последнее и не является грубым нарушением.

Перед разработкой расписания необходимо издать соответствующий приказ с подписью начальника, а потом изучить структуру предприятия. Далее заполняется таблица, в строках которой указываются все подразделения и должности. Заключительный этап - подписание готового документа главным бухгалтером и начальником отдела кадров или, если их нет, непосредственно руководителем организации.

Работа каждого предприятия базируется на основании законодательных актов различного уровня подчинения. Большую роль в жизни любой организации играют локальные документы, приняты и изданы для самого предприятия.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

К документам локального характера относится и штатное расписание. Ниже раскрыты особенности и особенности оформления этого важного документа.

Что это за документ?

Штатное расписание – нормативный акт локального характера. Базируется на основании Устава предприятия.

Для унификации Постановлением Службы Государственной статистики была утверждена форма Т-3.

На предприятиях используется для оформления штатной численности сотрудников, их состава и структуры.

Включает в себя:

Наименование отделов, присвоение им кода.
Название должностей, специальностей, профессий, разряда, класса квалификации.
Количество сотрудников, оклад, надбавки.

Штатное расписание призвано:

Сформировать организационную структуру предприятия.
Сформировать численность подразделений и штатных единиц.
Сформировать систему оплаты труда сотрудников.
Установить надбавки и их размер.
Облегчить подбор персонала на вакансии.

Что говорит закон?

Нормативная база

Трудовой кодекс. Ст. 15 и 57 содержат упоминания о штатном расписании. Это связано с тем, что обязанности, права и оплата труда работника исходят из штатного расписания.
Инструкция по . Указано, что все записи заносятся в трудовую книжку на основании штатного расписания.

Нормативного акта, в котором указана обязанность по ведению штатного расписания, нет. Несмотря на подобную «дыру в законе», все контрольные службы запрашивают данный документ.

С его помощью проверяется и собирается информация о сотрудниках, вознаграждении о проделанной работе и т. д. Поэтому его отсутствие – это нарушение закона о труде и влечет за собой наложение штрафа.

Вывод: штатное расписание должно быть на каждом предприятии.

Ответственные лица. Кто подписывает?

Права подписи в штатном расписании имеет руководитель предприятия, начальники отдела кадров и бухгалтерии. Это значит, что ответственность за составление, оформление, внесение изменений несут сотрудники данных служб.

Подпись ставится в конце документа. В случае если штатное расписание состоит из не одной страницы, подписи ставятся на последней странице в специальных строках для подписи.

При первичной разработке штатного расписания графа для подписей может вноситься на каждую страницу документа.

Когда и как вносить изменения?

Нужно каждый год вносить изменения или нет решает каждый руководитель отдельно. Это плановый документ и желательно обновлять его ежегодно.

Ежегодное обновление позволит координировать количественный и качественный состав работников.

При необходимости введения или снятия должностей, упразднения или добавления отделов утверждать новый документ можно реже или чаще.

Внесение изменений возможно несколькими способами:

Изменение в целом. Ему присваивается новый регистрационный номер и ратифицируется приказом (распоряжением).
Выборочное изменение. Следует зарегистрировать в приказе или распоряжении. Данный способ возможен, если корректировки не существенны.

Внесенные изменения в штатное расписание влияют на уже работающий персонал, соответственно корректировки следует вносить в трудовые документы тех сотрудников, которых они касаются.

Это может быть изменение должности, отдела, дополнительные обязанности, изменение , .

При изменении должности, сотрудник должен быть в письменной форме проинформирован за два месяца.

Таким образом, внесение изменений состоит из этапов:

Согласие сотрудника на внесение корректировок в расписание которые его касаются.
Написание и принятие приказа (распоряжения) о внесении корректировок.
Написание и принятие приложения к с работником, которого касаются изменения.
Запись полученных изменений в трудовую книжку.

Как составить штатное расписание правильно?

Порядок, этапы и правила заполнения

При написании штатного расписания следует ссылаться организационную структуру предприятия.

Это связано с тем, что при составлении расписания необходимо указать подразделения, которые входят в состав предприятия. Далее заполняется стандартизированная форма.

Этапы внесения данных в стандартизированную форму:

Указать название предприятия согласно учредительным документам. При наличии сокращенного названия его также необходимо указать – в скобках или строкой ниже.
Указать код ОКПО.
Указать порядковый номер, согласно Журналу регистрации документооборота. При многократном внесении корректировок следует ввести отдельную нумерацию (например, с буквенным значением).
В специальную графу вносится дата составления документа. Может не всегда совпадать со временем вступления его в силу. В связи с этим в унифицированной форме есть графа, в которой указывается дата, с которой оно вступает в силу.
В графу «Штат в количестве … единиц» вносится число должностных единиц.
Заполняются графы.

Разделы, графы и их особенности

Раздел 1 «Наименование структурного подразделения»

Вносятся отделы, представительства, филиалы.

Данные вносятся сверху вниз.

В первой строке указывается руководство предприятия. Далее следуют финансовый отдел, бухгалтерия, кадры, отдел по экономическим вопросам.

После заполнения граф отделами первого уровня подчинения необходимо внести данные о производстве.

Указываются все цеха и участки. После этого уровня заносятся данные об обслуживающих подразделениях (склад, например).

Раздел 2 «Код структурного подразделения»

С помощью данного раздела четко прослеживается иерархическая структура предприятия.

С целью облегчения заполнения данной графы следует воспользоваться отраслевыми классификаторами.

Любому структурному подразделению назначается определенный код в целях облегчения ведения документооборота.

Присвоение начинается с крупных к мелким. Например, департамент – 01, отделы в департаменте – 01.01, 01.02 и т. д., в отделе группа 01.01.01 и т. д.

Графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации работника»

Заполняется раздел на основе Классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.

Для организаций, которые финансируются из федерального бюджета, использование классификатора является неотъемлемой частью процесса документооборота.

Вносятся данные в данную графу в соответствии с особенностями деятельности каждого предприятия.

Раздел 4 «Количество штатных единиц»

Содержит данные о количестве рабочих единиц. Штатные единицы бюджетной организации утверждаются вышестоящими организациями.

На предприятии не бюджетных форм собственности штатные единицы определяются его потребностями и экономической целесообразностью. Если на предприятии есть штатные единицы работающие на 0,5 или 0,25 ставки, то при заполнении данного раздела указываются доли.

Свободные рабочие места вписываются в количестве вакантных единиц штата.

Пример штатного расписания со ставкой 0,5:

Раздел 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.»

В данном разделе содержатся данные о заработной плате по должностям.

С помощью тарифной ставки осуществляется вознаграждение работников за выполненные обязанности согласно трудовому договору. Данный способ оплаты активно используется на государственных предприятиях и организациях. При тарификации окладов необходимо ссылаться на Единую тарифную сетку.

Оклад – фиксированное вознаграждение за выполнение обязанностей, которые непосредственно указаны в трудовом договоре.

Формирование оклада осуществляется за определенный промежуток времени (месяц, квартал, полугодие).

Установление оклада работников бюджетных организаций основывается на Единой тарифной сетке. Предприятия частных форм собственности исходят из финансовых возможностей, но не ниже минимального размера оплаты труда, куда не входят премии, надбавки, выплаты за особые условия труда и т. п.

Данные указываются в рублях.

Раздел 6-8 «Надбавки и доплаты»

Содержит данные о стимулирующих выплатах, компенсациях (премии, ), установленные законодательством РФ («северные», за ученную степень) и введенных по усмотрению организации (связанные с условиями труда).

Для предприятий и организаций, которые финансируются из государственного бюджета, размер надбавок устанавливается Правительством РФ, для частных – руководством предприятия.

Надбавки устанавливаются в виде процента от оклада. Доплаты – фиксированная выплата.

Раздел 9 «Итого»

Суммируются графы 5 — 8. Указываются все расходы в течение месяца.

Раздел 10 «Примечание»

В графу вносятся изменения, уточнения по штатному расписанию.

Когда составляется и утверждается?

Составляется штатное расписание при открытии нового предприятия, филиала, дочерней компании и т. д. и при внесении существенных изменений.

В связи с тем, что заработная плата выплачивается ежемесячно, наиболее корректно дату вступления в действие назначить на первое число месяца.

Утверждается штатное расписание на основании приказа или распоряжения за подписью руководителя предприятия или уполномоченного лица.

Также в штатном расписании в графу «Утверждено» следует внести соответствующие реквизиты. Далее данные заносятся в Журнал регистрации, после чего номер вносится в приказ. Далее после процедуры утверждения штатное расписание отправляется на хранение.

Образец заполнения 2019:

Важные нюансы

Округление штатных единиц

При введении штатной численности в штатном расписании могут присутствовать целые единицы и дробные.

Существует два варианта округления штатных единиц:

Округление осуществляется по каждому подразделению.
Округляются штатные единицы по нескольким подразделениям.

При этом:

Ставки менее 0,13=0, т. е. откидываются.
Ставки 0,13–0,37 приравниваются к 0,25 штатной должности.
Ставки 0,38-0,62 округляются до 0,5 ставки.
Штатные ставки 0,63-0,87 приравниваются к 0,75 ставки.
Свыше 0,87 — полная ставка.

Составление штатного расписания для индивидуальных предпринимателей

Согласно законодательству индивидуальный предприниматель может нанять работников. С момента принятия работников он становится работодателем и должен вести штатное расписание. Исключение составляют случаи, когда подробно обязанности, форма деятельности работника расписаны в трудовом договоре.

Штатное расписание помогает избавиться от трудностей непредсказуемых ситуаций при работе со штатом.

При составлении штатного расписания для индивидуальных предпринимателей стоит придерживаться тех же принципов и правил, что и для крупных компаний.

Но как минимум стоит заполнить Графы 1-5.

Разработка штатного расписания в бюджетном учреждении

Штатное расписание — неотъмлемая часть работы любой бюджетной организации. Составляется также согласно стандартизированной форме Т-3 согласно всем вышеперечисленным принципам и особенностям.

Однако для бюджетных учреждения в обязательном порядке является использование:

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих.
Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС).

При составлении и введении штатного расписания на государственных предприятиях необходимо ссылаться на отраслевые нормативно-правовые акты.

Ознакомление сотрудников

В нормативно-правовых актах, касающихся трудовых вопросов, указано: работодатель обязан ознакомить работников с внутренним трудовым распорядком, а также прочими нормативными актами локального характера, которые непосредственно влияют на его трудовую деятельность.

Ознакомление осуществляется под роспись. Соответственно, если штатное расписание — нормативный акт локального характера, то ознакомление с ним должно осуществляться так же.

Из вышесказанного следует сделать вывод о необходимости ведения штатного расписания на любом предприятии. Для упрощения работы со штатом принята стандартизированная форма Т-3. Ее использование упростит работу и взаимодействие с контролирующими органами.

Чтобы узнать какие профессии существуют и сколько получают сотрудники, занятые на них, необходимо посмотреть штатное расписание. Этот документ является одним из основных на предприятии, в нем закрепляются не только зарплата, но и необходимая для деятельности численность работников. В связи с важностью документа, штатное расписание на 2019 год оформляем по всем правилам.

Штатное расписание по форме Т-3 - это локальный нормативный акт, закрепляющий на предприятии его организационную структуру.

А также перечень профессий, существующих в компании с указанием числа необходимых для деятельности людей. Фактически документ полностью состоит из таблицы, где данные сгруппированы по отделам.

Зарплата в нем отражается за календарный месяц, с расшифровкой по ее составляющим частям. Исходя из этих показателей определяются расходы компании на привлечение наемного труда, составляются различные планы, а также осуществляется принятие важнейших решений в области управления фирмой.

Штатным расписанием руководствуются при внесении данных в сотрудников - это соглашение должно содержать название профессии работника, соответствующее строго утвержденному штатному расписанию, а также определенный размер зарплаты.

На основании этого документа также кадровый специалист может определить наличие вакансий. Для этого им необходимо сведения из штатного расписания сравнить с фактическим числом принятых работников. Если на предприятии существует потребность, инспектор по кадрам подает заявку в службу занятости.

Внимание! Законодательство не закрепляет данный локальный акт в составе обязательных нормативов, которые должны быть в каждой фирме. Однако, если на предприятии принимается решение о проведении установленных государством процедур (например, увольнение по сокращению штата), то штатное расписание должно существовать.

К тому же другие локальные акты компании могут предусматривать обязательное наличие его в фирме. К ним в первую очередь относится . А также необходимость существования на предприятии штатного расписания может устанавливать ссылка в трудовом контракте с работником к нему.

При этом каждому руководителю следует помнить, что его компанию могут привлечь к ответственности не за отсутствие штатного расписания, а за его неправильное оформление.

ООО и ИП – кто должен составлять штатку?

ТК РФ в части регламентирования обязательных условий устанавливает необходимость соответствия указанной в договоре профессии и соответствующей ей зарплаты данным штатного расписания хозяйствующего субъекта.

Отсюда можно сделать вывод, что штатное расписание обязательно должно быть в компании или предпринимателя, если у них существуют трудовые контракты.

Таким образом, если ИП работает самостоятельно без привлечения наемных сотрудников, штатное расписание он не должен составлять. Привлечение им исполнителей по гражданским договорам также не потребует оформление этого локального акта.

ООО и другие формы организации юридического лица, у которых есть хотя бы договор с директором фирмы, уже должны разрабатывать и использовать штатное расписание.

Создание штатного расписания в компаниях, в основном, возлагается на специалистов кадровой фирмы, которые проводят ряд мероприятий по определению трудозатрат по каждой указанной в этом акте профессии. На основе полученных изысканий определяют требуемое количество работников, чтобы предприятие могло осуществлять свою деятельность.

Если численность работников на предприятии незначительна, данная обязанность может быть возложена на бухгалтера, экономиста, юриста или самого руководителя.

Требования к документу

Законодательство не требует соблюдения каких-либо особых правил в отношении штатного расписания, за исключением того, что должность или профессия, указанная в нем, должна соответствовать должностям и профессиям, которые работодатель записывает в трудовых соглашениях, оформляемым с каждым работником.

Рекомендуется придерживаться формы штатного расписания, которая установлена Росстатом (форма Т-3).
Утверждать локальный акт следует приказом руководителя.
Допускается составление штатного расписания на нескольких листах, при этом прошнуровывать и скреплять их подписью и печатью необязательно. Можно просто скрепить листы скрепкой.
В некоторых ситуациях профессии, отраженный в штатном расписании обязательно должны соответствовать справочникам профессий и должностей, а также помимо названия надо еще отражать в документах их шифры (Например, наличие профессий с опасными и вредными факторами).
Наличие на штатном расписании фирменной печати не является обязательным.
При изменении штатного расписания, если они незначительные, можно просто издать приказ на эти коррективы, а само штатное оставить в прежнем виде.

Скачать бланк и пример заполнения формы Т-3 на 2019 год

Образец заполнения штатного расписание

Для оформления штатного расписания была разработана специальная форма Т-3. Однако она не является строгой к применению - фирма может ее изменить, исходя из собственных нужд, либо разработать свою собственную, с применением обязательных реквизитов. Штатное расписание на 2019 год оформляем по всем правилам по предложенной ниже инструкции.

Внесение информации в штатное расписание начинается с указания наименования компании, а в специальном поле справа - согласно справочнику ее .

Далее проставляется номер текущего штатного расписания. Его необходимо присваивать исходя из количества документов, которые ранее использовались в этом году. Рядом записывается дата, когда было составлено данное расписание.

Следом записывается дата, с которой документ начинает действовать. Она может быть аналогична дате составления, либо наступать позднее. Однако недопустимо, чтобы день начала действия был раньше, чем день оформления документа.

Правее от этого поля располагаются графы, в которые записываются сведения о приказе, утвердившем документ (его номер и дата), а также общее количество штатных единиц в нем.

Сам документ выглядит как большая таблица.

Графа таблицы «Структурное подразделение» должна содержать наименование отдела, согласно разработанной организационной структуре. В том случае, когда вместе с письменным обозначением отдела введено еще и цифровое, оно должно быть указано в следующей графе.

Как правило, код формируется из цифр, либо первых букв наименования отдела. Однако если у компании открыто несколько филиалов или обособленных подразделений, то в код отдела можно также включить обозначение города, код региона и т. д.

В графу «Должность» необходимо записать название должностей, которые присутствуют в компании. Очень важно оформить структуру документа таким образом, чтобы после указания названия подразделения в предыдущей графе столбцом перечислялись входящие в него должности.

Рекомендуется при указании наименований должностей руководствоваться справочником ОКПДТР. Но для коммерческих компаний это правило не является обязательным к использованию. В то же время бюджетные учреждения обязаны заносить в штатное расписание должности только из этого справочника, и дополнительно еще указывать разряд либо класс работника.

бухпроффи

Важно! Коммерческая компания обязана указывать разряд и класс у тех должностей, которые относятся к вредным либо опасным. Этот факт имеет значение при установлении льготного стажа и времени досрочного выхода на пенсию.

В графу «Количество штатных единиц» вносится число работников, которые должны быть приняты на эту должность. Если по ней предусматривается также прием совместителей, то их количество записывается дробным выражением, соответствующем размеру выплачиваемой ставки - например, 0,5.

В графу «Размер оклада» записывается тот оклад, который работник будет получать во время работы на этой должности. Нужно помнить, что точно такой же оклад записывается и в трудовом соглашении с сотрудником.

Также следует учитывать:

Если на предприятии либо в отношении данной должности принята сдельная форма оплаты, то в данную графу записывается размер заработка, полученный путем умножения тарифной ставки на объем созданной продукции за месяц.
Если для данной должности введена почасовая оплата, то в этой графе можно записать размер оплаты труда за один час. После этого в этой же строке, но в графе «Примечание» необходимо указать – «Почасовая оплата труда», а также сделать отсылку к распорядительному документу, который установил данную особенность.

Далее следует несколько граф, объединенных одним подзаголовком «Надбавки». Сюда нужно записывать сведения о различных стимулирующих выплатах, если таковые имеются и установлены Положением о зарплате, Положением о премировании либо другими внутренними актами. Размер премии может записываться не только фиксированной суммой, но также в виде процента, коэффициента и т. д.

В графу «Всего» записывается общий фонд зарплаты по этой должности. Он рассчитывается как умножение размера зарплаты на число штатных единиц.

В графу «Примечание» нужно заносить различные пояснительные надписи. Например, если на момент оформления нового штатного расписания по какой-либо должности есть вакансия, то этот факт необходимо отразить в данной графе.

Завершается составление документа путем подсчета и указания общего количества штатных единиц и общего фонда оплаты труда.

После этого полностью составленный документ должен быть подписан главным бухгалтером и кадровым сотрудником, ответственным за его оформление.

Порядок утверждения штатного расписания

Шаг 1. Разработать документ

Прежде всего необходимо выявить все потребности организации в штатных единицах составить предлагаемую к рассмотрению форму штатного расписания.

Шаг 2. Издать приказ руководителя

Введение в действие штатного расписания производится путем издания приказа, который утверждается руководителем фирмы. Для него нет обязательной формы - такое распоряжение можно составить на фирменном бланке в произвольном виде. Главное, чтобы приказ об утверждении штатного расписания включал в себя дату, с которой начинает действовать новый документ.

Причем такая дата может как быть одинаковой с датой принятия приказа, так и наступать заметно позднее. Однако вводить в действие штатное расписание задним числом нельзя. Не получится указать в приказе дату, которая на момент его принятия уже прошла.

Если в компании принято, что каждый год нумерация всех значимых документов начинается сначала, то выполнять нумерацию штатного расписания можно по тому же принципу. Причем это будет наиболее целесообразным, если изменения штатного расписания каждый год носят массовый характер - это будет избавлять от больших номеров документа в будущем.

Внимание! Если вводится в действие новое штатное расписание, то в него целесообразно включить пункт об отмене действия старого, которым руководствовалась кадровая служба до этого времени.

Шаг 3. Ознакомить сотрудников компании с принятым документом

Все принятые в компанию сотрудники должны быть ознакомлены с действующими в ней локальными нормативными актами, которые затрагивают трудовую деятельность. Данные документ не затрагивает напрямую трудовую деятельность и по мнению Роструда с ним знакомить работников не обязательно.

Внимание! Если в трудовом контракте или коллективном договоре оклад сотрудников устанавливается на основании утвержденного в компании штатного расписания, то с ним обязательно нужно ознакомить всех работников. Для этого можно применять .

Порядок внесения изменение в штатное расписание

Этот документ должен сохранять свою актуальность в любое время. Поскольку штатку периодически запрашивают во время проверок государственные органы, необходимо своевременно вносить в нее все возникающие изменения.

Порядок внесения изменений в штатное расписание будет прямо зависеть от того, какое количество изменений нужно отразить в документе:

Если их большое количество, то проще полностью отменить старое штатное расписание, и ввести в действие новый документ, учитывающий все необходимые изменения.
Если же количество правок, которые нужно внести в штатку небольшое, тогда ответственному работнику лучше всего составить приказ о внесении изменений в штатное расписание.

Обычно можно выделить следующие ситуации, при которых требуется выполнить изменения в документе:

Создание новых отделов или подразделений;
Организация новых должностей;
Изменение названия имеющихся должностей;
Изменение оклада либо ставок работников;
Закрытие отдела, подразделение, штатной единицы.

Если изменение штатки влечет за собой изменение условий труда работника (изменение оклада, должности и т. д.), то обязательно необходимо предварительно получить у него письменное согласие. А после того, как новый документ будет введен в действие, с сотрудником оформляется дополнительное соглашение к договору, которое учитывает все сделанные изменения.

С новым приказом нужно познакомить всех тех работников, которые далее будут заниматься оформлением необходимых документов. Также в список ознакомления можно также внести и тех сотрудников, которых напрямую будут затрагивать производимые изменения.

Если в приказе производится введение новых должностей, то нужно указать их наименование, а также какое количество штатных единиц организовывается. Этот документ принимается незамедлительно, если им не затрагиваются интересы каких-либо из уже нанятых работников.

Внимание! Если производится сокращение количества единиц, то в составленном документе нужно записать название, количество выводимых штатных единиц и дату введения приказа в действие. При этом нужно помнить, что процесс сокращения - это долгий процесс, при котором необходимо своевременно уведомить как самих работников, так и компетентные органы.

Срок уведомления может составлять 2-3 месяца, в зависимости от количества сокращаемых человек. Также, закон определяет виды работников, которых сокращать нельзя.

Периодичность составления документа и сроки хранения

Обычно штатное расписание оформляется сроком на год, и действительно в течение всего этого периода. Однако если организация маленькая, и движение штата в ней происходит очень редко, можно принять этот документ сразу на несколько лет вперед.

После того, как производится внесение изменений в штатное расписание, предыдущий документ перестает действовать и утрачивает юридическую силу. Однако, оно еще некоторый период должно храниться на предприятии, потому, как обычно, проверки затрагивают несколько предыдущих периодов. А это как правило, до 2-3 лет.

Внимание! Существует правило, по которому недействительное штатное расписание должно храниться в архиве еще как минимум 3 года с момента завершения действия. Это же правило распространяется и на документы, при помощи которых производились изменения в штатном расписании.