Скачать образец акта сверки взаимных расчетов. Кто подписывает акт сверки? Каковы оптимальные сроки

Акт сверки - это документ, предназначенный для определения состояния взаиморасчетов между контрагентами. Законодательство не обязывает организации и индивидуальных предпринимателей составлять эти документы в обязательном порядке. Однако большинство работников бухгалтерии предпочитают периодически проводить данную работу с целью избежать ошибок в учете и возможных разногласий с поставщиками и покупателями.

Назначение документа

Акт сверки предназначен для документального подтверждения состояния расчетов между двумя организациями на определенную дату. С помощью данного документа можно проследить все хозяйственные операции, проведенные с участием контрагентов в разрезе договоров или в целом по конкретной организации, и вывести конечное сальдо на ту или иную дату. Этот остаток может быть подтвержден как обоими участниками сверки, так и только одним юридическим лицом или ИП. Если по данным бухучета существуют расхождения по сумме конечного сальдо, то их можно устранить путем изучения операций, которые указаны в акте сверки. В учете той или иной организации может быть неверно отражена сумма какой-либо продажи или оплаты. В случае обнаружения ошибок бухгалтер делает в учете исправления, после чего составляется новый акт сверки взаиморасчетов, который подписывается уполномоченными на это лицами.

Периодичность составления

Законодательством нашей страны не предусмотрена обязанность компаний составлять акты сверки в строго определенное время. Каждая организация самостоятельно решает, когда необходимо проводить проверку взаиморасчетов с контрагентами, да и стоит ли это делать вообще. При этом можно выделить несколько ситуаций, когда данная процедура может помочь избежать ошибок в бухучете и конфликтов с поставщиками и подрядчиками. Акт сверки необходим в следующих случаях:

1. Перед составлением обязательной годовой бухгалтерской отчетности.

2. При проведении инвентаризации взаиморасчетов с контрагентами.

3. Если поставщик предоставляет покупателю рассрочку платежа.

4. Контрагенты сотрудничают длительное время.

5. Значительные суммы сделок или частые и объемные поставки товаров или услуг.

Акты сверки и составление годовой отчетности

Большая часть работников бухгалтерии предпочитает проводить сверку взаиморасчетов с контрагентами перед сдачей годовых отчетов. Благодаря этой практике можно найти и исправить много ошибок в учете, которые могли бы повлиять на достоверность отчетности. Особенно это необходимо для крупных организаций с большим количеством различных подразделений. В таких условиях документы на приобретение какой-либо продукции, например, канцтоваров для какого-то отдела, могут просто не попасть вовремя в бухгалтерию.

Часто такое случается при поставке товара без осуществления предоплаты в конце отчетного периода. Материалы получены, их отгрузка отражена в учете контрагента, а в бухгалтерии принимающей организации ничего об этом не известно. В случае предоплаты внимательные бухгалтеры обычно сами пытаются выяснить, не было ли поставки, и получить соответствующие документы. Если же перечисления денежных средств не было и в ближайшее время не ожидается, поставка товара так и не будет отражена в учете получателя груза. Акт сверки с контрагентом позволяет проследить, все ли документы по совершенным хозяйственным операциям отражены в учете, а также проверить корректность их отражения. Многие сотрудники при выявлении расхождений своих данных с данными контрагента, наряду с актом сверки, подписанным с разногласиями, сразу же передают недостающий комплект документов. Это значительно ускоряет процесс исправления ошибок в учете.

Форма документа

На каждом предприятии может быть разработана и утверждена своя собственная форма акта сверки, которая будет устраивать всех заинтересованных лиц, и позволит корректно проводить проверку. Нормативными актами не предусмотрен унифицированный вид данного документа. Но, поскольку он является первичным, при его составлении должны быть учтены все требования, которые предъявляются законодательством к оформлению такого рода документации. В частности, акт сверки должен иметь следующие реквизиты:

1. Наименование.

2. Дата его формирования.

3. Данные о составителе.

4. Краткое содержание проведенной операции.

5. Измерители указанных хозяйственных операций.

6. Указание должностей лиц, ответственных за отражение хозяйственных операций и документальное их оформление.

7. Собственноручные подписи указанных должностных лиц.

Порядок заполнения

Основной частью акта сверки, которая несет в себе информацию о проведенных контрагентами хозяйственных операциях, является таблица. Она состоит из двух частей. В левой отражаются, как правило, мероприятия организации - составителя документа. Она включает четыре столбца. В первом из них указывается порядковый номер записи, во втором - краткое содержание хозяйственной операции, в третьем и четвертом - ее денежное выражение по дебету или кредиту. Правая часть таблицы остается незаполненной; данные туда записываются контрагентом при проведении им сверки. Таким образом, в рассматриваемый акт вносятся - в хронологическом порядке - записи обо всех проведенных организацией, с участием конкретного контрагента, операций за определенный период. После чего подсчитываются обороты по дебету и кредиту, и определяется конечное сальдо на нужную дату.

Проведение сверки

Компания, получившая акт сверки от контрагента, сравнивает данные своего бухгалтерского учета с информацией, представленной организацией-составителем в документе. Проверяется дата совершения хозяйственной операции, ее вид и сумма. Работник бухгалтерии сверяет также сальдо на начало периода. В случае обнаружения несоответствий лучше всего сначала проверить правильность отражения документов в собственном учете. Для этого потребуется поднять накладные и счета-фактуры, представленные контрагентом или выписанные ему. В случае обнаружения ошибки данные учета подлежат корректировке, после которой сверка проводится заново. Если же ошибка не обнаружена, сотрудник указывает в правой части акта свою информацию, подсчитывает обороты и конечное сальдо. Акт сверки отправляется контрагенту с расхождениями.

Правила подписания

Документ должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером компании. На отведенном для этого месте ставят печать организации. Она должна зацепить последние пару букв подписей. При отсутствии руководителя или главного бухгалтера акт сверки заверяется подписями других должностных лиц организации, имеющих право на подписание таких документов. При этом указывается их должность.

Статус документа

Акт сверки позволяет не только выявить ошибки в ведении бухучета, но и избежать разногласий с контрагентами. Если, например, дебитор организации подписывает документ, то он соглашается с состоянием расчетов и выражает готовность тем самым оплатить долг. Акт сверки с некоторыми другими оправдательными документами служит также основанием для списания безнадежных долгов после окончания срока их исковой давности. Подписанный обеими сторонами документ необходим также при обращении компании в суд с целью взыскания с контрагента долга за поставленные товары или оказанные услуги.

Взаимный учет, контроль и жесткое регулирование финансово-хозяйственной деятельности является основной чистоты, своевременности и отсутствия разногласий по расчетам с контрагентами. Для этих целей в современном документообороте используется акт сверки взаиморасчетов.

Что такое акт сверки взаиморасчетов

Акт сверки взаиморасчетов (взаимных расчетов) – это бухгалтерский документ, который составляется для сверки взаимных расчетов между сторонами (организациями, индивидуальными предпринимателями т.п.) за определенный промежуток времени (месяц, квартал, год). Данные, которые указывает в акте организация-инициатор, должны совпадать с информацией контрагента. При обнаружении расхождений в данных, это фиксируется в заключительной части документа.

В настоящее время законодательством не установлена официальная форма такого документа. Также не закреплена законом и обязательность составления акта сверки взаиморасчетов, однако, это один из распространенных и востребованных документов в деловом обороте, необходимый для соблюдения всех условий договоров. При необходимости, каждая организация может разработать собственный бланк акта сверки. Однако составлять его следует с учетом требований к первичной бухгалтерской документации.

В акте сверки взаиморасчетов должны быть указаны номер, период сверки, наименование организаций. Акт должен содержать таблицу, в которой по дебету и кредиту внесены данные по номерам и датам первичных документов, подтверждающих поставку, оплату товаров. Конец формы должен содержать оборот за период и конечное сальдо.

Акт сверки взаиморасчетов является необходимым:

• при предоставлении продавцом продукции отсрочки платежа
• при предоставлении стандартных, регулярных услуг
• при высокой стоимости товаров и услуг
• при заключении большого числа договоров и дополнительных соглашений к ним

Бланк акта сверки взаиморасчетов составляется бухгалтерским блоком организации и подписывается генеральным директором и заверяется печатью организации. Акт составляет в двух экземплярах, которые впоследствии отправляются в адрес контрагента. При отправке акта важно указать срок, в течение которого контрагент должен подписать акт и вернуть один экземпляр организации-инициатору. Если для подписания акта сверки от организаций направляются представители, то у них должны быть при себе доверенности.

Подписать акт сверки взаиморасчетов могут только главные бухгалтера компаний, но это возможно только в том случае, если в акте не найдено расхождений и организации не имеют разногласий. Стоит понимать, что в случае появления разногласий, акт, предоставленный в суд без подписи директора, не будет действительным.

Составляя акты сверки взаиморасчетов, необходимо проводить проверку несколько счетов:

• расчеты по доходам
• расчеты по выданным авансам
• расчеты по недостачам
• расчеты по принятым обязательствам

Акт сверки между организациями, не имеющими имущественных споров, является исключительно технической деталью. Сверка может проводиться как по конкретному договору, так и по совокупности коммерческих отношений с организацией-контрагентом за определенный период.

Форму акта сверки взаиморасчетов можно скачать по этой ссылке: Форма акта сверки взаиморасчетов (*.xls, 28Kb).

Пример правильно заполненного акта сверки взаиморасчетов представлен на картинке ниже (кликабельно):

«Оплата (000506 от 25.09.2013)» — поступление/списание средств со счета
«Продажа (19 от 31.10.2013)» — подтверждение факта оказания услуги (акт об оказании услуг), передачи товара (накладная)

Скачать пример правильно заполненного акта сверки взаиморасчетов можно по этой ссылке:

Акт сверки взаиморасчетов является одним из первичных бухгалтерских документов. Он предназначен для того, чтобы отмечать статус взаиморасчетов между партнерами на определенную дату. Чтобы избежать ошибок и недоразумений, нужно знать, как сделать акт сверки взаимных расчетов правильным и актуальным.

Когда требуется составление акта?

Периодическое заполнение акта сверки, имеет место между постоянно сотрудничающими субъектами. В качестве партнеров могут выступать поставщик и получатель товара, налогоплательщик и государственный фонд, два подразделения крупной корпорации и пр.

Основаниями для этого, помимо длительного взаимодействия, служат:

• возможность рассчитываться за товары и услуги в будущем;
• необходимость ориентироваться в большом количестве наименований;
• работа с дорогостоящими изделиями;
• проведение инвентаризации по части расчетов;
• необходимость предъявления состояния расчетов начальству или государственным органам.

Каковы оптимальные сроки?

Акт сверки взаиморасчетов, по согласованию сторон, может быть разработанным на месяц, полугодие, год и даже более длительный период. Четкие сроки не регламентируются. Однако, при любом раскладе, в акт должны быть включены все операции, которые имели место за выбранный период. Большинство компаний оформляют акты ежемесячно.

В некоторых случаях требуется составление двух отдельных документов между одними и теми же партнерами. Такое возможно и даже желательно, когда сотрудничество имеет неоднородный характер: например, фирма А является поставщиком для фирмы Б по одним товарам, и покупателем – по другим. В таком случае периодичность оформления актов по разным направлениям может различаться.

Для соблюдения актуальности актов, их необходимо начинать заполнять с начала совместной деятельности, а в дальнейшем – сразу после подписания очередного акта.

Как заполнять акт сверки?

Единых требований относительно того, как формируется правильный акт сверки, не существует. Тем не менее, есть несколько принципов, как заполнять акт сверки:

• Документ должен иметь название и дату оформления, а также наименования обоих сторон.
• В документе должны быть указаны должностные лица, чьи подписи ставятся внизу акта сверки.
• Все данные должны быть строго распределены по договорам.

Кроме того, желательным является соблюдение бухгалтером основных требований, применимых к первичным документам в целом. Обычно акт составляют в форме упорядоченного в хронологическом порядке перечня документов. Вместо этого можно указывать характер действия (приобретение товара, перечисление денег, продажа имущества).

Образец правильного акта сверки приведен на рисунке:

Как правильно проводить сверки?

Расчеты с постоянными деловыми партнерами осуществляются по одному артикулу – контракту, наименованию товара или услуги, отдельной поставке и т. д. Во избежание двойной работы сверку можно организовать в период инвентаризации, которая проводится раз в год.

Если в кредиторской либо дебиторской задолженности были замечены какие-либо расхождения, необходимо сразу оформить акт и направить его своему контрагенту с соответствующим уведомлением. Случается, что давняя задолженность не может быть погашена контрагентом ввиду того, что он стал банкротом, и тогда сумма долга учитывается в статье расходов. Чтобы избежать подобных неприятностей, сверки нужно проводить как можно чаще.

Что делать после того, как акт составлен?

Даже с учетом того, что составлением документа занимаются бухгалтеры, форма акта сверки предполагает наличие в ней подписи управляющего. Поэтому, прежде всего, необходимо предъявить документ директору на подпись.

Затем представитель фирмы, составившей акт, отправляет два экземпляра фирме-партнеру лично или посредством почтовых служб. Контрагент, в свою очередь, знакомится с документом, подписывает оба экземпляра, а после отправляет один из них обратно.

Имеет ли акт юридическую силу?

Действительным с точки зрения закона является оригинал правильного акта сверки, на котором стоят подписи и печати директоров обоих компаний.

За партнером остается право отказаться от подписи акта, и тогда юридической силы документ не будет иметь. Отказ от подтверждения акта партнером в большинстве случаев означает нежелание признавать наличие собственной задолженности.

Чтобы избежать таких ситуаций, порядок проведения сверки взаиморасчетов и подписания актов должен быть закреплен в договоре. На случай его нарушения нужно предусмотреть санкции. Иных легальных методов заставить контрагента оставить подпись не существует.

По мнению судей, акт не является достаточным доказательством задолженности, однако выступает хорошим дополнительным артефактом при наличии первичных документов, непосредственно касающихся долга. Кроме того, при помощи акта срок исковой давности может быть увеличен, т.к. он начинает отсчитываться не со дня заключения спорной сделки, а со дня подписания последнего из актов сверки.

Таким образом, акт сверки – это не просто формальный документ, это реальный инструмент правового воздействия на деловых партнеров.

Для сверки взаиморасчетов юридические лица и индивидуальные предприниматели часто составляют соответствующий акт. Единого образца и обязанности использовать именно этот документ законодательство не предусматривает, поэтому каждая компания может разработать собственный бланк. Готовый пример и инструкция по заполнению представлены в статье.

Назначение и разновидности

Фиксирование расходных операций каждой компании производится в обязательном порядке. Для этого составляются платежные документы, квитанции, счета-фактуры, поручения и другие бумаги. Однако на практике возникает необходимость сравнения взаиморасчетов между двумя и более контрагентами, для чего и составляется акт сверки.

Как правило, его подписывают юридические лица, а также индивидуальные предприниматели. Наименования сторон аналогичны тем, что указываются в соответствующих договорах:

• «Заказчик»;
• «Исполнитель».

Документ отражает все виды операций между компаниями (или отдельные расчеты, выборочно) за конкретный период – месяц, квартал, год (отчетный период определяется по согласованию). Ответственными за оформление являются сотрудники бухгалтерии. Они производят:

• составление акта;
• сверку с теми данными, которые пришли от контрагента.

Документ может составляться как приложение к договору, так и в качестве отдельного документа. И в связи с этим можно условно выделить 2 разновидности:

1. Приложение к основному соглашению – например, к договору поставки. В этом случае документ является неотъемлемой частью этого договора и не имеет юридической силы сам по себе, в отсутствие основного соглашения. Как правило, в таких них фиксируется информация обо всех операциях, прошедших в рамках данного договора.
2. Самостоятельный документ, который используется вне привязки к конкретному договору. В нем объединяются взаимные финансовые расчеты за конкретный период времени (или по отдельным группам товаров и услуг).

В договоре поставки следует дополнительно прописать условия сверки взаиморасчетов, сроки и порядок подписания акта. В противном случае недобросовестный контрагент может уклониться от подписания бумаги.

Бланк и образец документа

Как правило, он представляет собой сводную таблицу с описанием каждого вида операции (услуги, работы), ее суммой. В документе обязательно отражают реквизиты и названия обеих сторон, фиксируют наличие/отсутствие задолженности заказчика перед исполнителем на конкретную дату.

Бланк и образец акта сверки взаиморасчетов представлены ниже.

Количество экземпляров определяется количеством сторон, поэтому минимально составляется 2 оригинальных документа, имеющих одинаковую юридическую силу.

Инструкция по составлению

Для начала необходимо обратить внимание на несколько рекомендаций:

1. В документе обязательно указывают отчетный период, за который производится сверка.
2. Всегда следует указать дату его составления. Она необязательно должна быть связана с отчетным периодом. Например, акт составлен 29 января 2018 года, в то время как отчетный период – с 1 января 2017 по 31 декабря 2017 года.
3. Стороны указывают не только виды операций (услуг), но и документы, на основе которых был произведен их учет (например, счет-фактуры).
4. Как правило, указывают не только итоговую сумму, но и начальный баланс (сальдо).
5. В конце страницы представители сторон ставят свои подписи. Как правило, право подписания имеет главный бухгалтер. Также он может быть подписан и руководителями – это особенно важно в тех случаях, когда между партнерами есть разногласия по поводу расчетных операций.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В некоторых случаях компания не использует обычную печать в виде синего оттиска. Тогда представителю достаточно поставить собственную подпись, расшифровать ее (фамилия, инициалы) и указать должность.

Таким образом, составление акта позволяет упростить процедуру сверки взаиморасчетов и подтвердить факт отсутствия претензий между заказчиком и исполнителем. Документ обычно составляется в печатном виде, помарки и исправления в нем не допускаются.

Сверка взаиморасчетов и составление акта производятся при совершении торговых сделок и определении финансовых обязательств сторон. Акт о сверке расчетов – вторичный документ. При составлении акта сверки сводится к минимуму возникновение разногласий между сторонами.

Сверка взаимных расчетов – это процедура, при проведении которой стороны подтверждают отсутствие или наличие задолженности в расчетах. Это необходимо для предотвращения возникновения спорных ситуаций, либо же быстрого их решения.

Контрагент может отказаться от проведения акта сверки, однако это, зачастую, означает сокрытие задолженности.

Согласно закону, компания не может принудить контрагента к принудительному проведению сверки. Акт составляется на добровольной основе.

В каком порядке осуществляется сверка взаиморасчетов?

Порядок осуществления сверки:

• Устное обсуждение обязательств;
• Предоставление данных по долговым обязательствам;
• Занесение данных в акт сверки;
• Прикрепление к акту сверки расчетов ссылки на договор между сторонами;
• Постановка необходимых подписей и печатей. Особое внимание уделяется подписи бухгалтера, без которой акт не будет являться действительным.

Обязательно ли составлять акт сверки?

Сверка расчетов и составление акта обязательны в случае:

• Предоставления покупателю рассрочки или отсрочки платежа;
• Постоянного сотрудничества продавца и покупателя;
• Предложения компанией широкого ассортимента продукции;
• Высокой стоимости товара;
• Дальнейшего заключения соглашений между продавцом и покупателем.

Составление акта обязательно для страхования предприятия. Если контрагент не желает тратить силы и время на составления акта, следует самостоятельно произвести сверку.

Кто заполняет и подписывает бланк акта?

Составление и подписание акта осуществляет работник бухгалтерского отдела компании. Каждая фирма создает свой собственный бланк акта о сверке взаиморасчетов , поскольку его форма не определена законодательством. Бухгалтер вносит в документ все предоставленные данные и ставит свою подпись в определенном места акта.

Вам поручили составить учетную политику, а вы не знаете как? Статья даст вам все ответы.

Помимо бухгалтера, свою подпись ставит также директор фирмы.

После составления акта, оба экземпляра предоставляются для подписи контрагенту.

Алгоритм составления акта сверки взаиморасчетов

Документ может быть составлен в свободной форме, поскольку законодательство не предусматривает единой, унифицированной формы. При заполнении можно придерживаться шаблона.

При составлении акта следует обратить внимание на:

• Указание причины, по которым необходимо составление акта;
• Полные именные и паспортные данные сторон;
• Точную дату составления и подписания документа;
• Указание календарного периода, в течение которого будут произведены уточнения расчетов;
• Реквизиты договоров;
• Размеры долга сторон;
• Печати и подписи.

Чаще всего акт сверки составляется в виде реестра документов, которые упорядочены по дате создания, имеют все необходимые подписи и печати. Следует составлять акт сверки при начале сотрудничества, совершении сделки или же сразу после подписания последнего акта.

Как возложить дополнительные обязанности на работника? Всю информацию вы найдете

При отсутствии в документе реквизитов какой-либо стороны, акт не становится недействительным, но имеет меньшую силу в суде, при условии, что все остальные необходимые данные указаны верно.

Основные разделы акта сверки взаимных расчетов:

• Дата составления акта;
• Название организации-составителя акта и реквизиты контрагента;
• Указание ФИО должностных лиц;
• Наименование операции;
• Указание сумм дебета и кредита.

Форма, реквизиты и структура акта взаимных расчетов

Акт взаимных расчетов может быть составлен в произвольной форме. Акт должен включать в себя все реквизиты сторон, указание периодов сверки, сальдо за начало и конец периода.

Информация в акте предоставляется последовательно. Суммы кредита и дебета, а также наименования операций, вписываются в таблицу.

Акт взаимных расчетов может иметь несколько страниц, по одной на каждую товарную позицию.

Требования к оформлению документа

Основные требования к оформлению, без выполнения которых документ не имеет юридической силы:

• Наличие подписей бухгалтера, директора и контрагента (должника), без которых документ не является действительным;
• Акт сверки должен быть составлен на бланке фирмы. Не допускается наличие финансовых и орфографических ошибок;
• Два аутентичных экземпляра документа, подписанные сторонами;
• Со стороны предприятия-составителя подпись ставит либо директор, либо главный бухгалтер. Их подписи должны быть в обязательном порядке заверены личными печатями.

Где можно скачать бесплатно образец акта?

Скачать бесплатно акт-сверки в формате Excel можно

Оптимальные сроки для сверки

Акт составляется на любой, необходимый для сверки период. Он может быть составлен на месяц или год. Строгих требований к оформлению, срокам и периодичности не предъявляется.

Как самому составить заявление на аванс, чтобы не возникло проблем. статья даст вам все ответы.

Основные правила составления акта сверки взаимных расчетов:

• Юридически правильная форма акта;
• Составление акта главным бухгалтером предприятия;
• Наличие всех необходимых реквизитов сторон;
• Наличие отсылки на основной договор между сторонами;
• Период, за который производится сверка данных;
• Наличие печатей и подписей всех сторон. Без подписи контрагента акт не является действительным.

Ставя свою подпись на документе о сверке взаимных расчетов, контрагент признает наличие за собой долга, который необходимо погасить.

Роль акта взаиморасчетов в судебном процессе

При возникновении спорных вопросов и обращении одной из сторон в суд, акт сверки взаимных расчетов играет важную роль.

При наличии документа о сверке можно избежать процесса доказывания, поскольку все необходимые данные указаны в акте и заверены печатью и подписью. Акт сверки взаимных расчетов является весомым доказательством.

При попытке урегулирования спора в досудебном порядке, акт сверки взаимных расчетов является подтверждением признания стороной наличия долговых обязательств.

Юридическую силу имеет только тот акт сверки, который подписан обоими контрагентами, бухгалтером и директором фирмы.

Контрагент может отказаться от заполнения акта сверки и проставления на документе личной подписи. Юридически повлиять на его решение невозможно.

Можно обезопасить себя от подобных ситуаций, прописав обязательное заполнение акта сверки в договоре на оказание услуг или продажу товара.

При возникновении споров в судебной практике, судьи зачастую выказывали мнение о том, что акт сверки не служит основным доказательством о наличии задолженности за контрагентом, однако все же является значительным подкреплением иных документов, указывающих на нее.

подскажет вам, как быстро и легко составить данный документ.

При наличии акта судья имеет право увеличить срок давности рассмотрения иска. В данном случае начало срока высчитывается исходя из указанной в документе даты, без учета числа, за которое возникла спорная ситуация между сторонами.

Подписание контрагентами акта сверки является свидетельством того, что стороны подтверждают наличие взаимоотношений между ними и указывают точные данные, необходимые для сверки расчетов.

Документ является свидетельством отсутствия долговых обязательств.

Хотите сделать сверку взаиморасчетов в 1С? Смотрите следующее видео с подробными рекомендациями: