Писать запрос в архив. Архив:как сделать запрос, связанный с восстановлением родственных связей и созданием родословного древа

Если вам необходимо восстановить какую-либо информацию о родственниках или получить сведения иного характера, нужно написать и отправить запрос в соответствующий архив. Но как сделать запрос в архив? Надо сказать, что в архивах существуют определенные правила по обработке запросов, поступающих от граждан, поэтому при создании запроса нужно соблюдать несколько достаточно простых правил. Сейчас я расскажу вам, как составить запрос в архив таким образом, чтобы он был принят к рассмотрению и, главное, чтобы на него был получен положительный ответ от архивных работников, хотя надо признать, что на многие запросы архивы могут и не давать ответа. Что делать в этом случае - читайте в последней главе нашей статьи. Также для вашего удобства некоторые материалы представлены в виде списков.

Виды запросов

Тем, кто не сталкивался еще с архивными запросами, полезно будет узнать, что запросы в архивы бывают трех видов:

1. тематические - связаны с получением сведений по определенной проблеме или теме (биографии конкретного человека, исторических сведениях о чем-либо и т.д.);
2. социально-правовые - связаны с обеспечением законных интересов и прав какого-либо лица или организации;
3. генеалогические - запросы по истории семьи или рода или по установлению родства.

Кроме того, социально-правовые запросы делятся также на три вида:

1. от физических или юридических лиц;
2. консульские запросы: от лиц, проживающих за рубежом;
3. служебного характера: от различных органов власти.

Как написать запрос в архив

• Прежде всего, в запросе должны содержаться сведения об отправителе. Если вы физическое лицо, то достаточно указать свою фамилию, имя и отчество, а если представляете организацию, то укажите ее название и юридический адрес.
• Обязательно укажите в тексте запроса свой обратный адрес, поскольку в противном случае работники архива просто физически не смогут вам отправить ответ.

• Очень важно сформулировать свой вопрос предельно ясно и четко. Если вы собираете данные о своих предках, не описывайте историю своей семьи подробно, а также откажитесь от расплывчатых формулировок в своем пожелании. Все дело в том, что существует регламент работы с запросами и обращениями от граждан и организаций, согласно которому в первую очередь запрос попадает на рассмотрение руководству архива. Именно руководитель определяет классификационную принадлежность запроса: тематический, социально-правовой или генеалогический. А далее, по характеру запроса, руководитель передает его уже в соответствующий отдел на исполнение. Поэтому, чем более расплывчатой будет ваша формулировка, тем более возрастает вероятность некорректного (разумеется, для вас) определения характера вашего запроса, а соответственно, и назначение его исполнителя. Нечеткий запрос будут отправлять из отдела в отдел, и вы можете дожидаться ответа очень долго.
• Обязательно определите рамки при запросе: временные (хронологические) либо территориальные. Особенно это важно, если вы ищете людей с распространенной фамилией. В этом случае всех ваших однофамильцев найти просто не получится. Поэтому указывайте временной период, а также территориальные рамки для того, чтобы поиск родственников увенчался успехом.

Куда обращаться

Многих также интересует, в какие архивы с какими запросами нужно обращаться. Если ваш вопрос связан с общегражданскими сведениями (например, даты рождения или даты смерти, даты заключения браков), то вам поможет районный архив ЗАГС. Только учтите, что все записи хранятся в нем на протяжении 75 лет. Для поиска более старых документов нужно обратиться в государственный областной архив, куда ЗАГСЫ передают все документы по истечении указанного срока. Чтобы получить данные о трудовой карьере родственника, обращайтесь в архивы соответствующих организаций или в РГВА – Российский государственный военный архив, если речь идет о военных. Для поиска информации о моряках существует ЦВМА - Центральный военно-морской архив. Лучше, если у вас уже будет информация о номере части, где служил человек, а также о примерных годах его службы в соответствующих войсках.

Документы и услуги

Помимо семейных и личных сведений в гос. архивах вы также можете получать и сведения о различных исторических событиях и даже работать со многими историческими документами. В том случае, когда вы собираете информацию для подготовки какой-либо научной работы, нужно взять в том научном учреждении, где вы работаете или учитесь, специальный документ, который называется «Отношение». В отношении будет указано, какая научная организация вас направила и тематика вашего запроса в данный архив. Если же вы обращаетесь в архив по личному вопросу, связанному с поиском информации о родственниках, то от вас потребуется только паспорт и заявление, бланк которого обычно выдают сами работники архива. Кроме того, при работе в архиве учтите, что помимо бесплатных услуг (работа в читальном зале), существует и ряд платных, которые не предусматриваются правилами работы в архиве. Так, плата может взиматься за подготовку работниками архива архивных справок или за ускоренный срок подготовки различных документов, услуги сканирования или ксерокопирования и т.п. А как выглядит образец запроса в архив, вы можете посмотреть вот в этой статье: "Если вы пришли в архив… " - здесь вы найдете различные запросы и даже сможете увидеть ответы работников архива по запросам граждан и организаций. И еще один вопрос, который часто возникает у людей, обращающихся в различные архивы. Вопрос касается сроков рассмотрения запросов. Здесь можно ответить только так: конкретных сроков ответа не существует, если только порядком, принятым в том или ином архиве, не предусмотрено иначе. А в принципе, вы вообще можете не получить ответа на свой запрос, поэтому спустя два-три месяца после отправления запроса разумно направить еще один.

Что делают люди, когда возникает необходимость восстановить утраченные сведения различного характера или просто узнать социально-значимую информацию (это могут быть данные о родственниках, получение копий утерянных документов, восстановление сведений о работе, награждениях, местонахождении людей или учреждений и прочая справочная информация)? Конечно, обращаются в архив. Правда, чтобы это сделать, важно знать, какой именно архив вам нужен, и как сделать запрос в архив. Именно об этом мы и поговорим в этой статье.

Архивное дело появилось в незапамятные времена. Об этом свидетельствуют исторические находки, подтверждающие, что у всех цивилизаций, достигших определенного уровня развития, были государственные архивы. До наших дней дошли документы из архивов Вавилона, Египта, Ассирийского царства, Древнего Рима (там был не только архив сената и консулов, но и архив жрецов, а также отдельные архивы известных семей), Византии, Древней Греции, а также из архивов средневековой Европы. Надо сказать, что уже много тысяч лет назад архивы подразделялись по территориальному признаку: на центральные архивы и хранилища и те, которые были в провинциях. В Европе же были сначала архивы сюзеренов и вассалов, а потом – городские и церковные архивы.

Современные архивы
В наши дни архивы фондируются по региональному и ведомственному принципу. Это значит, что хранящаяся в них документация, которую сдают организации, и информация относится к конкретной территории (области, городу, району) или ведомству, например, Министерству Обороны (у которого также есть центральный и региональные архивы).

Все архивы делятся на:

• федеральные, правительственные, государственные, текущие, исторические;
  
• муниципальные и городские;
  
• общественные, частные, общинные.
  

Кроме того, в архивы не всегда обращаются за сведениями, касающимися определенного физического лица, довольно часто запрашивают также исторические документы. Это делают те, кто нуждается в них по роду деятельности, например, сценаристы, писатели, ученые. Архивные документы часто используются при написании диссертаций или научных трудов. В случае, когда документы нужны для написания научной работы, кроме паспорта и заявления на их предоставление потребуется также документ из той организации, где учится или работает заявитель, подтверждающий его статус и тематику работы.

Куда именно нужно обращаться?
Часто, собираясь запросить какие-то документы или информацию из архива, люди не знают, куда именно им нужно обратиться. Тут все зависит от того, что конкретно вас интересует. Например, получить общегражданские сведения (дату, место рождения, смерти, заключения брака) можно в архиве районного ЗАГСа. Но тут нужно учитывать, что в районном архиве документы хранятся максимум семьдесят пять лет, так что если вас интересуют более ранние сведения, придется обратиться уже в областной архив ЗАГС, куда передаются все документы из районов. Если же речь идет о восстановлении записей в трудовой книжке, то нужно обращаться в ведомственные архивы, например, Российский Государственный военный архив (если речь идет о военнослужащих или гражданском персонале) или территориальные архивы в тех населенных пунктах или областях, где расположено предприятие, на котором работал человек. Для получения информации о моряках следует обращаться в Центральный военно-морской архив. Если же вы разыскиваете сведения о ком-то, но не знаете, с чего начать поиск информации, то лучше обратиться в районный или городской архив по месту предполагаемого пребывания или работы этого человека.

Можно также воспользоваться онлайн путеводителем по отечественным архивам - guides.rusarchives.ru. Там можно осуществлять поиск по 49 региональным архивам и 31 федеральному. Можно также зайти на официальный сайт Росархива.

Архивные запросы: классификация и сроки исполнения
Что касается архивных запросов, то все они делятся на:

• тематические – это запросы о сведениях, которые касаются определенного события, факта или темы; сделав такой запрос, можно установить сведения, уточняющие факты биографии конкретного человека;
  
• генеалогические – такие запросы подразумевают получение информации, которая позволит установить родство или уточнить историю отдельной семьи или рода;
  
• социально-правовые – такие запросы, как правило, связаны с получением информации, которая нужна для соблюдения законных прав и интересов лиц или организаций; к социально-правовым относятся служебные запросы от органов власти, консульские запросы, а также запросы от юридических и физических лиц (последние могут касаться состояния здоровья, размера заработной платы, трудового стажа, службы в армии, получения образования, применения репрессий, награждений, актов гражданского состояния и прочего).
  

Но бывают ситуации, когда люди, не разобравшись, подают запрос не по адресу. В этом случае он будет признан непрофильным и отправлен по принадлежности в другой архив в течение пяти дней с момента поступления. При этом работники архива должны уведомить заявителя о пересылке запроса и указать адрес другого архива.

Составляем запрос
Чтобы сделать запрос в архив, нужно составить заявление в свободной форме, так как жестких требований по этому поводу не существует (хотя некоторые учреждения предлагают заявителям свой бланк). Но есть ряд моментов, которые обязательно должны быть отражены в документе. Так, в «шапке» (она пишется в правом верхнем углу листа) указываем:

• кому направляется запрос (можно указать наименование организации и ФИО ее руководителя);
  
• ФИО и адрес заявителя;
  
• контактный телефон заявителя;
  
• исходящий номер, реквизиты учреждения, юридический адрес (эти данные указываются, если запрос подает юридическое лицо).
  

• о чем запрос (тут важно четко, конкретно и понятно изложить суть вопроса, а также указать временные и территориальные рамки, которые очень важны, например, при поиске родственников);
  
• причину, по которой запрашивается информация;
  
• адрес, по которому следует выслать ответ на запрос (это может быть и электронная почта);
  
• дату составления запроса;
  
• подпись физического лица, ответственного исполнителя или директора учреждения (если запрос подает организация).
  

Что выдают архивы?
В ответ на запрос архив выдает либо архивную справку, в которой содержатся сведения, относящиеся к предмету запроса, либо архивную выписку с извлечением содержания архивного документа-оригинала, либо архивную копию запрашиваемого документа.

А если информации по запросу в архиве нет, то заявитель получит письмо, в котором будут изложены причины отсутствия документов и рекомендации по дальнейшим действиям.

Если вам нужно разыскать родственников, восстановить утерянное свидетельство о рождении или изучить исторические документы для написания диссертации, нужно просто сделать запрос в архив, грамотно составив заявление.

Какие трудности возникали у Вас при получении электронных услуг, предоставляемых органами власти?

• Справочная информация была затруднительна для понимания (50%, 4 Голосов)
• Технические неполадки, связанные с работой сайта (25%, 2 Голосов)
• Трудности, связанные с подачей заявлений и иных документов (25%, 2 Голосов)
• Не возникало трудностей (0%, 0 Голосов)
  1. Фев 27

  5. Зайдите на портал и войдите в «Личный кабинет». Найдите ссылку «Регистрация». Здесь необходимо ввести свои данные: ФИО, страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС) и идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), а также выбрать способ доставки вам кода активации аккаунта. Если вы выберете доставку почтой, заказное письмо с кодом придет вам домой примерно через неделю.

  6. Введите полученный код активации на странице входа в личный кабинет. Для этого нажмите на соответствующую кнопку.

  7. Войдите в свой личный кабинет, указав СНИЛС и пароль. Выберите в открывшемся меню кнопку «Электронные услуги».

  8. Выберите в открывшемся списке ведомств Федеральную миграционную службу. А затем, в перечне доступных услуг ФМС, найдите пункт «Предоставление адресно-справочной информации».

  9. Подтвердите согласие на предоставление личной информации и выберите свой регион.

  10. Заполните все обязательные поля открывшейся формы. Нажмите на кнопку «Подать заявление».

  11. Контролируйте ход обработки своего запроса в личном кабинете (кнопка «Заявления» на главной странице личного кабинета). Кроме того, вам на электронную почту регулярно будут приходить извещения об изменениях в статусе запроса.

Здравствуйте, дорогие читатели! В прошлом месяце я опубликовала целый цикл статей, посвящённых истории становления архивной системы России. Хватит теории! Сегодня мы немного попрактикуемся. Допустим, вы задались целью получить какую-либо информацию о ваших предках или событиях прошлого. Но где ее взять? Ведь современников событий столетней и большей давности не найти. Даже о жизни современников не всегда можно узнать из личной беседы.

Причины могут быть разными. Но выход есть - можно обратиться с запросом в архив . К сожалению, не всегда архивные работники на них отвечают. Одно из оснований- неверно составленный запрос. Давайте разберемся, как это сделать правильно.

Определяемся с видом запроса

• Хотите познакомиться с биографией предка, получить историческую справку и т.п. - вам нужнее тематический запрос.
• Интересуетесь историей сразу целой семьи или рода, хотите узнать родственник вам человек или нет - создаем генеалогический запрос.
• Если нужен материал по обеспечению законных интересов или прав кого-либо - социально-правовой запрос (служебные; от физического или юридического лица; консульские — от иностранцев в русские архивы, от россиян — в зарубежные).

Составляем запрос

1. Пишем на имя директора архива.
2. Указываем сведенья о себе или организации, от имени которой запрос создается.
3. Указываем обратный адрес и контактный телефон. Иначе куда вам будут отвечать?
4. В свободной форме четко и лаконично сформулируем вопрос. Чем более конкретно вы определите суть задачи, тем больше шансов будет получить именно ту информацию, на которую вы рассчитываете. Да и ответ получите скорее.
5. Для того чтобы ускорить работу сотрудников архива и получить нужные сведенья, указываем как можно более точное время и место. На какой территории проживали люди или происходили события, которые вас интересуют? В какое время это было?

Теперь нужно определиться с тем, куда ваш запрос направить.

• Если нужно узнать дату рождения, смерти или заключения брака – обращаемся в ЗАГС района . Но только при условии, что не прошло более 75 лет.
• Если нужно установить точную дату, с момента которой прошло больше, чем 75 лет - запрос отправляем в государственный областной архив .
• Если хотите узнать о работе родственника, достижениях, наградах, заслугах, обращайтесь в архив организации , где он состоял. Если ваш родственник был военным, обращайтесь в Российский государственный военный архив, если моряком - в Центральный военно-морской архив.

Почему нет ответа

Если не ответили в течение 3 месяцев, возможно, вы использовали слишком размытые формулировки, и работники архива просто никак не могут закончить работу, передавая ваш запрос из отдела в отдел. Или он просто потерялся. В любом случае можно направить запрос повторно.

Особенности сотрудничество с архивами

Сделать запрос в архив будет полезно не только тогда, когда вы ищите родственников. Это пригодится, если вы пишете диплом, докторскую диссертацию или любую другую научную работу . Чтобы получить доступ к историческим документам, в вашем научном учреждении нужно предоставить в архив «Отношение», где будет отмечена организация, которая направила вас в архив, и тема запроса.

Обращаетесь по личной инициативе - спросят только паспорт . Бланк заявления, которое нужно заполнить, получите на месте.

Некоторые услуги можно получить только за плату , например, сканирование, ксерокопия, распечатка. За срочность подготовки документов тоже иногда приходится доплачивать.

Собирая информацию о событиях и людях прошлого, мы иногда сталкиваемся с трудностями. Но чем сложнее путь нами пройден, тем большее удовлетворение мы получим от результата.

Если Вам понравилась статья, поделитесь информацией с друзьями:

9 комментариев в “Как составить запрос в архив? ”

1. Инга

   Несмотря на то, что я уже неоднократно отправляла запросы в архиве было интересно почитать. Кстати, в С-Петербурге мне приходили ответы на запросы через 6-8 месяцев после отправки. Так что ответов можно ждать очень долго.

   Лена, а у вас есть опыт отправления запросов в другие страны, которые раньше были нашими республиками? Прибалтика, Белорусь, Украина, Молдавия и т.д.? Ведь наш народ так колесил по стране, что очень часто надо обращаться в бывшие братские республики. Я отправляла запрос в Беларусь — никто не ответил...=((

2. admin автор поста

   Здравствуйте, Инга! Вы правы, иногда ответы на запросы можно ждать и больше 6 месяцев. Лучше отправлять заказным письмом, так хоть будете уверенны, что запрос архивом получен. Нашей почтой у меня письмо только туда как-то 3 мес шло. Опыта запросов в другие страны пока не было, сейчас готовлю запрос в Государственный архив Черниговской области Украины (как оказалось мои предки переселились на Дальний Восток с Черниговской губернии в конце 19 века), обязательно расскажу на блоге, что из этого получится. Архивам также был посвящен последний номер нашего журнала.

3. Наталья Мельникова

   Спасибо за информацию! Как раз на днях задумалась о происхождении своей фамилии и своих предках! Ваш блог оказался очень кстати!

4. Юльчатка

   Ни разу ещё не обращалась в архивы, но желание возникает всё чаще, ведь слишком много «белых пятен» в истории нашей семьи. Спасибо за советы))

5. Виктория

   Лена, здравствуйте!

   Подскажите, как написать тот же генеалогический запрос — какова структура его написания, какие сведения необходимо там указать о себе и о родных, чтобы запрос не проигнорировали? Живу в Украине, а большинство корней — в России (Новгородская, Тверская области).

   Мысль о том, чтобы составить такой запрос, уже давно есть, а как это на практике осуществить (тем более другое государство — могут быть другие требования) — не знаю.

   Буду благодарна, если хотя бы подскажите, где эту информацию можно найти.

   С искренними пожеланиями всех благ Вам и Вашему роду!

6. Мария

   Здравствуйте! Можете ли вы мне помочь? Я просто не знаю к кому обратиться. Дело в том, что у меня был прадед по линии матери. По рассказам моего деда, которого уже нет в живых, его отец (мой прадед) был родом из Москвы, по крайней мере жил там до революции, его родители владели обувной фабрикой, а сам он служил в царской армии, имел награды, но вот где служил, кем, мы не знаем. После революции уехал в Сибирь, скрывался там, там же женился на простой женщине, работал простым сапожником, и там же скончался. Так вот, у меня вопрос, могу ли я что то узнать о нем через архив, но я почти ничего не знаю конкретно, ни его дату рождения, только приблизительно, ни точное место рождения, только Москва, не знаю ничего про его родителей, только имя его отца и то, что у них была обувная фабрика. Еще знаю год рождения родной сестры прадеда, а больше ничего и не знаю. Ну еще предположительно, что он участвовал в первой мировой, и служил тогда в Забайкальском крае, городе Верхнеудинске, сейчас переименован в Улан-Удэ, там похоже и остался, когда произошла революция. Так вот, скажите, пожалуйста, можно ли на основании этих данных, не зная точных дат, обратиться в архив? Будут ли они искать? или этого недостаточно? Хотелось бы узнать когда и где родился прадед, и если возможно, то и его родители. Узнать, где они жили, и хоть что то о них. И куда в таком случае мне лучше обратиться, в какой архив написать, я живу не в Москве. Потребуют ли они доказательство, что я являюсь родственницей, я могу предъявить только свидетельство о рождении моего деда, других документов нет. Извините если много написала. Спасибо.

7. Елена

   Здравствуйте, Инга. Вы не подскажите, если я не знаю, где родилась моя бабушка, только знаю где и когда умерла, куда я могу сделать запрос, чтобы узнать ее родителей, подняв метрическую запись, наверно. Про сестру дедушки и ее мужа знаю все, и что был ребенок, который сейчас живет в Таллине, но его имени и даты рождения не знаю, только фамилию Ренвальд, как найти? Что можно попробовать в моих безнадежных ситуациях?

Инструкция

Главное - это правильное оформление запрос а. Для этого в правом верхнем углу указать должность, фамилию, имя, отчество (если известны), под ними, но строчкой ниже - адрес должностного лица, которому направляете документ. На следующей строке ниже под первыми двумя: , имя, отчество отправителя и его адрес проживания с указанием (если отправителем является организация, то все эти реквизиты уже имеются на регистрационном штампе).

Основная часть запрос а из текста, отражающего суть обращения: какого характера информация или документ требуется отправителю. Текст желательно лаконично, грамотно, отражая суть своего обращения понятной для получателя письменной речью.В конце текста поставьте дату, подпись, расшифровку в виде указания и инициалов, печать (если таковая имеется).

К запрос у приложите необходимые документы, а лучше их копии. В особых юридически значимых вопросах нужно прилагать заверенные в нотариальном порядке ксерокопии.

Необходимо определиться с видом отправки документа. В случае, если это будет письменное почтовое отравление, то письмо обязательно должно быть заказным (лучше с уведомлением). При отправке запрос а с помощью факса (граждане могут воспользоваться услугой на главпочтампе ) лучше уточнить данные принявшего отправление сотрудника. При отправлении (электронным письмом) - перезвонить в организацию и убедиться в том, что документ зарегистрирован в канцелярии.

Обратите внимание

Стоит учесть тот факт, что сделать запрос в другой город и получить на него соответствующий ответ – процесс небыстрый, требующий определенного запаса времени.
При получении запросов исполнителю дается 10 рабочих дней на ответ. Если все же по истечении разумного количества времени с учетом почтовой доставки отправитель не получит ответа, то в этом случае есть два пути последующих действий: обращаться в суд или прокурату, либо отправить повторный запрос. При этом нужно сослаться на данные о том, когда был произведен первый запрос и указать, что письмо направлено повторно.
За несвоевременный ответ должностное лицо несет соответствующее дисциплинарное взыскание или административное наказание. Обязательно сохраните все документы и квитанции для подтверждения ваших действий.

Полезный совет

В случае с факсом необходимо направить адресату и прилагаемые к запросу документы, а к электронному письму – отсканированные их изображения.

Инструкция

В органах ЗАГС хранятся актовые книги, которые состоят из первых экземпляров записей актов гражданского состояния. Такие книги хранятся по месту регистрации в течение 100 лет. По прошествии этого срока, актовые книги передаются в государственные архивы.

В случае необходимости получения сведений из актовой книги или дубликата выданного ранее свидетельства, в органы ЗАГС можно обратиться с запросом . Самая простая ситуация – когда вы сами можете явиться в орган ЗАГС , в котором хранится актовая книга с нужной вам информацией. В данном случае нужно будет предоставить документы, удостоверяющие личность и право на получение соответствующей информации (например, если женщина утратила свидетельство о , нужно будет представить, кроме